Robić więcej
Niezależnie od tego, czy właśnie próbujesz przyzwyczaić się do trybu „szkoła”, czy też od miesięcy nie odrywasz się od ciężkiej pracy – na pewno chcesz robić więcej, poświęcając na to mniej czasu. Chcesz być bardziej produktywny?
Twoje biurko – twoje królestwo
Zacznijmy od prostego pytania. Ile rzeczy musiałeś przesunąć, aby komfortowo móc korzystać z komputera? Papierek po batonie też się liczy. Idealna odpowiedź brzmi: zero. Jeśli odpowiedziałeś inaczej – wiedz, że coś się dzieje…
Uporządkowane i schludne biurko znacznie zwiększa poczucie komfortu, co przekłada się na efektywność pracy. Od czego zacząć? Przyjrzyj się każdej rzeczy, którą masz w zasięgu ręki. W sprawie każdego przedmiotu możesz podjąć jedną z dwóch (i tylko dwóch) decyzji: przechować lub wyrzucić. O ile hasło „wyrzucić” jest dosyć oczywiste, bo oznacza pozbycie się danej rzeczy raz na zawsze, o tyle z „przechowaniem” możesz mieć problem. Pułapką jest przekładanie czegoś z miejsca na miejsce. Przykład? Na twoim biurku leży jakiś dokument (faktura, umowa), który musisz przeanalizować, ale chcesz się zająć tym później. Co robisz? Przekładasz go bardziej pod ścianę. Błąd! Schowaj go do szuflady, segregatora, teczki (gdziekolwiek, gdzie trzymasz tego typu rzeczy) – wyjmiesz go, kiedy będzie ci potrzebny. O tym, jak pamiętać o zadaniach do wykonania – będzie później.
No dobrze, kiedy na biurku znajdują się tylko rzeczy, które są ci absolutnie niezbędne do wykonywania czynności, którymi chcesz się teraz zająć, można przejść do kolejnego etapu. Tak, bo to jeszcze nie koniec. Teraz rozejrzyj się dookoła i przemyśl, czy nie otacza cię zbyt dużo ozdób. Być może na ścianie przy biurku znajdują się rzeczy, które miały poprawiać ci nastrój, a w rzeczywistości osłabiają twoją koncentrację. Pozbądź się ich.
Na koniec czeka cie najtrudniejsze zadanie. Ład i porządek należy… utrzymywać. Pamiętaj, aby każdą użytą rzecz, gdy nie jest już potrzebna, odłożyć na właściwe miejsce. Kiedy robisz sobie dłuższą przerwę w intensywnej pracy (np. idziesz zjeść obiad) – doprowadź swoje biurko do ładu (nawet, jeśli po obiedzie wrócisz do tego samego zadania). Odkładanie rzeczy na swoje miejsce pozornie zajmuje dużo czasu, ale dzięki temu zniknie problem robienia gruntownych porządków i znacznie poprawi się twoja produktywność.
(10+2) x 5
Tak, sześćdziesiąt. Właśnie tylu minut potrzebujesz, by efektywnie zamknąć jakiś etap działania. To sposób na wydajną pracę w skupieniu, bez uczucia przemęczenia. Brzmi magicznie? Metodę tę można też nazwać interwałową lub zrywową, bowiem opiera się na krótkich odcinkach czasu z przemiennością zajęć. (10+2) x 5 to nic innego, jak:
– 10 minut pracy
– 2 minuty przerwy
– 5 powtórzeń
W praktyce wygląda to tak: najpierw przez dziesięć minut intensywnie pracujesz. Nie możesz zajmować się niczym innym. Jeśli ktokolwiek przyjdzie do ciebie z jakąś sprawą, powiedz mu: Za chwilę. To tylko 10 minut! Nie czytaj w tym czasie SMS-ów, nie sprawdzaj maila, nie jedz kanapki. Skup się. Po dziesięciu minutach natychmiast przerywasz pracę. Nawet, jeśli potrzebowałbyś minuty na dokończenie. Dokończysz za 120 sekund, spokojnie. Teraz masz dwie minuty przerwy. Najlepiej zmień pozycję, usiądź gdzie indziej, napij się kawy, nie myśl o pracy. To tylko dwie minuty – wykorzystaj je dobrze. Praca + przerwa, razem 12 minut, taki cykl powtórz 5 razy.
I co? Świetnie! Za tobą 50 pracowitych minut – to prawdopodobnie dużo więcej niż jakbyś pracował dwie godziny bez specjalnej samokontroli. Oczywiście opisaną metodę możesz dostosowywać do własnych potrzeb – jeśli do wykonania danego zadania potrzebne ci są dłuższe odcinki czasu, możesz spróbować pracować w skupieniu np. 20 min, ale wtedy zrób sobie 10-minutową przerwę. Dzięki temu zachowasz równowagę między koncentracją a rozluźnieniem, a twój cykl nadal będzie trwał godzinę.
Prawie jak feng shui
Stosowanie tej starożytnej chińskiej metody niektórym wydaje się być, mówiąc delikatnie, naiwne. Dlatego na szczęście nie będziemy się tym zajmować. Chociaż kolejny sposób na zwiększenie swojej produktywności nieco feng shui przypomina… Zadanie polega na podzieleniu swojego mieszkania (ew. pokoju) na tzw. „strefy produktywności”.
Pierwszy krok to przemyślenie, jakie czynności wykonujesz każdego dnia. Niech znajdą się tu zarówno czynności związane z pracą lub nauką, jak i te kojarzone z odpoczynkiem. Np. odpowiadanie na maile, praca zarobkowa na komputerze, czytanie książki, przeglądanie gazet, wymyślanie tematów artykułów do Ważnego Tropu…
Teraz musisz podzielić swoje terytorium. Według Mateusza Drożdżyńskiego, twórcy bloga 2minuty.pl, można wyodrębnić następujące cztery strefy produktywności:
- Strefa Pracy I – to obszar, w którym będziesz wykonywać czynności związane z pracą lub nauką, jednak niewymagające od ciebie zbyt dużej koncentracji. Mogą to być czynności manualne, wykonywanie telefonów. Te rzeczy możesz robić np. na kanapie, czy przy stole w jadalni.
- Strefa Pracy II – to miejsce, gdzie potrzebujesz się skupić. Tu będziesz się zajmować intensywną pracą lub nauką, w której nikt nie powinien ci przeszkadzać. W tym obszarze ogranicz wszystkie „zakłócacze” do minimum. Zorganizuj sobie tę strefę tak, żeby mieć pod ręką rzeczy niezbędne do wykonywania czynności, które zaplanowałeś.
- Strefa Kreatywności – wbrew pozorom może również wiązać się z pracą lub nauką. To będzie miejsce, w którym będziesz tworzył koncepcje, wymyślał, rozwiązywał problemy. Ponieważ ilość przedmiotów potrzebnych ci podczas takich rozważań jest minimalna (pewnie wystarczy tylko notes i długopis), może to być dowolne miejsce. Wybierz takie, w którym będziesz czuć się komfortowo. Może się okazać, że takim miejscem będzie ławka przed blokiem, może balkon, a może komórka pod schodami…
- Strefa Odpoczynku – to bardzo ważne miejsce. Nie musi to być kanapa, na której będziesz leżeć. Może to być stół w kuchni, gdzie poczytasz gazetę. Twój wybór. Ważne jest tylko to, żeby Strefa Odpoczynku miała możliwie jak najmniej wspólnego ze Strefami Pracy!
Jasne wyznaczenie sobie miejsc odpowiednich dla danego rodzaju czynności sprawi, że wkraczając do jakiejś strefy będziesz nastawiony na określony typ działań. Pilnowanie tych wyodrębnionych obszarów sprawi, że poszczególne czynności będzie się wykonywać łatwiej, z większą swobodą i – tam, gdzie to potrzebne – skupieniem.
To Do List
Większość ludzi zaradnych życiowo miała do czynienia z listami zadań do wykonania. Sprawa znana i lubiana. Jednak, żeby efektywnie korzystać z „To Do List”, należy podejść do problemu bardziej wnikliwie. Ile tego typu list tworzysz w ciągu tygodnia? Z ilu z nich nie udaje ci się skreślić wszystkich zadań przed wyrzuceniem kartek do śmieci? Jeśli po tych pytaniach w twojej głowie pojawiło się smutne ech…, to znaczy, że masz taki sam problem jak większość ludzi.
Profesjonalne podejście do listy rzeczy do zrobienia zacznij od wybrania miejsca, w którym tę listę będziesz tworzyć. Może to być jakiś system elektroniczny lub system Lo-Fi, czyli papierowy. Wśród tych pierwszych można wymienić różne aplikacje na komórkę, zwykłe pliki na komputerze, a także specjalne programy, jak np. Remember The Milk (więcej na temat tego ostatniego znajdziesz tutaj lub na http://rememberthemilk.com). Jeśli chodzi o nośnik papierowy, to może być to po prostu notes, kalendarz, karteczki samoprzylepne. Ważne jest tylko to, aby swoją listę (lub listy) zadań tworzyć w jednym miejscu.
Na zapanowanie nad swoimi listami zadań jest kilka sposobów. Wszystkie opierają się o jakiś podział, klasyfikację zadań. Pierwszym kryterium może być dziedzina, jakiej dotyczy dane zadanie. Dzięki temu możesz wyodrębnić kategorie: praca, szkoła, dom, itp. W ten sposób możesz ustawić listy priorytetowo. Zakładając, że koszenie trawnika jest mniej ważne niż przeczytanie lektury, listę pt. „szkoła” zaczniesz realizować w pierwszej kolejności.
Kolejny podział to termin wykonania zadania. Jeśli używasz kalendarza – zadania możesz wpisywać w dniu ich deadline’u. Ale równie dobrze możesz podzielić sobie notes na działy: na już, w przyszłym tygodniu, w przyszłym miesiącu, kiedyś. Ważne jest jednak, żeby uaktualniać listę – tak, aby zadanie z kategorii „w przyszłym tygodniu” nie było wciąż odkładane na przyszły tydzień, i na kolejny, i na jeszcze następny…
Kryterium porządkowania zadań może być też ich stopień trudności (lub czas, który należy na nie poświęcić, ale zazwyczaj im trudniejsze zadanie, tym więcej czasu potrzebujesz na jego zrealizowanie). Ogólna zasada jest taka, że najlepiej zacząć od zadań największych, najtrudniejszych. Po ich wykonaniu poczujesz dużą ulgę i łatwiej będzie ci realizować zadania, które wymagają mniejszego nakładu pracy.
Jest jeszcze jedna bardzo ważna rzecz, o której musisz pamiętać, tworząc swoją idealną To Do List. Pamiętaj, aby to, co się na niej znajduje było konkretnymi, fizycznymi czynnościami, a nie projektami. Czym się różni projekt od zadania? Przykład: chcesz znaleźć pracę. To jest projekt. Teraz trzeba go rozbić na mniejsze zadania, jak np. określenie, jakiego rodzaju pracy szukasz; określenie swojej dyspozycyjności; wybranie sposobów, jakimi będziesz szukać pracy, itp. To pozwoli ci lepiej ogarnąć myślami dany projekt i jego wielkość (czyli mnogość czynności do wykonania) nie będzie cię tak przerażała.
I jeszcze mała porada na koniec: wpisuj na listę też te zadania, które już wykonałeś, a nawet nie zdążyłeś ich jeszcze zapisać (oczywiście od razu je skreślaj/odhaczaj). Po co? Po pierwsze być może jakieś zadanie jest częścią składową większego projektu – zaznaczając jego wykonanie łatwiej będzie ci zastanowić się, co jeszcze masz do zrobienia. A druga korzyść jest taka, że na skreślone zadania po prostu miło się patrzy – potrafią bardzo podnieść na duchu!
Artykuł napisany na podstawie bloga poświęconego produktywności – http://2minuty.pl oraz strony internetowej http://szybkanauka.net
