wZlot bez upadków

Na Tropie Środowisk / Weronika Duch / 12.04.2015

Minął miesiąc odkąd w Poznaniu odbył się V Wielkopolski wZlot Wędrowników, czyli trzydniowa impreza, której przyświecały służba, wędrówka i wyczyn. Jak zorganizować takie wydarzenie i czy dla komendy jest ono także wyczynem?

Dobra motywacja – i to u każdego z organizatorów – to podstawa

– Trzeba zacząć od odpowiedzi na pytanie: DLACZEGO chcę to zrobić? – mówi phm. Jerzy Jędrzej Skoryna, komendant tegorocznego wZlotu znany jako Boryna. To uniwersalna zasada, którą warto stosować we wszystkich dziedzinach życia, nie tylko w harcerstwie, gdy organizujemy rajd, biwak czy zlot. Gdy nie wiemy, jakie cele nam przyświecają, praca będzie czasochłonna, daremna i ciężka. Natomiast jeśli odpowiemy na pytanie: „Dlaczego to robię?”, każde kolejne działanie stanie się logicznym następstwem poprzedniego. – Dobra motywacja – i to u każdego z organizatorów – to podstawa. Rok przygotowań to dużo czasu, podczas którego życie normalnie płynie: ktoś ma maturę, ktoś zmienia pracę, ktoś się żeni, innemu urodzi się dziecko… Jest pełno rozmaitych wydarzeń uprawniających organizatora do powiedzenia: Dziękuję, wysiadam. Tylko odpowiednia motywacja może sprawić, że zespół się nie rozsypie – dodaje Boryna. Wyznaczenie jasnych celów na początku prac i podkreślanie ich w trakcie trwania przygotowań upewnia członków zespołu, że to, co robią, ma sens, a w niedługim czasie przyniesie efekty. A nic tak nas nie motywuje jak widoczny efekt naszej ciężkiej pracy.

Mam cel! Ale jaki?

Fakt, że robimy coś na zasadach wolontariatu, nie powinien być przeszkodą w samorozwoju

Tak jak wspomniałam wyżej, celowość działań jest niezwykle ważna. Nie bez przyczyny konspekty, które przyszło nam uzupełniać przez lata harcerskiej pracy, zawierają rubrykę „cele”.  Pomaga to określić priorytety naszych działań i przewidzieć ich efekty. Organizatorzy wZlotu postawili na wydobycie znaczenia polan wędrowniczej watry. Jak mówi Sonia Jaworska, zależało im, aby wędrownicy poznali, czym jest służba dla środowiska. – Z drugiej strony chcieliśmy również zachęcić ich do wędrowania, do wyjścia w świat – stąd bloki, które wymagały opuszczenia bazy wZlotu i „zapuszczenia się” w miasto, poznania nowych środowisk, nowych organizacji, nowych sprzymierzeńców do działania. Bogata oferta programowa w blokach z samodoskonalenia miała na celu dostarczyć inspiracji do znalezienia lub rozwijania pasji – dodaje.

W ferworze bezinteresowności i działania dla innych należy także pamiętać o naszych osobistych celach. Fakt, że robimy coś na zasadach wolontariatu, nie powinien być przeszkodą w samorozwoju. To w końcu jedna z zasad, którą przekazuje nam ZHP! Ponadto taki indywidualny efekt pracy, coś, co bezpośrednio odczujemy, jest dobrym motywatorem w czasie przygotowań i w kryzysowych momentach. W chwilach zwątpienia warto myśleć o tym, co sprawiło, że na początku powiedzieliśmy: „Tak! Wchodzę w to!”. Sonia Jaworska, która wpadła na pomysł przeniesienia idei wZlotu do stolicy, nie ukrywa, że tegoroczny wZlot był dla niej ważny z czysto egoistycznych powodów: – Przyjechałam się uczyć. Przehandlowałam swoje umiejętności, wsparcie i trochę mojego czasu w zamian za doświadczenie kolegów i koleżanek z Wielkopolski. I było warto!

Dobrze naoliwiony mechanizm

Przy okazji organizowania wZlotu nie ma ludzi niepotrzebnych

Za każdą inicjatywą czy imprezą, nawet tą najmniejszą, stoją ludzie. Niekiedy jest ich tylko pięciu albo – jak w przypadku wZlotu – pięćdziesięciu. Każdy jest wartościowy, a bez wiedzy i pomocy wielu z nich niektóre działania organizacyjne nie doszłyby do skutku. Komenda imprezy harcerskiej, niezależnie od jej rozmiarów, powinna działać jak jeden wielki mechanizm. Nawet najlepsze urządzenie czasami zawodzi. Coś komuś wypadnie, ktoś czegoś nie dopilnuje, ktoś z czymś nie zdąży. Aby uniknąć takich sytuacji, potrzeba osoby, która od czasu do czasu naoliwi trybiki maszyny, którą jest komenda: zmotywuje, zmobilizuje, ponagli. – Nad tym wszystkim musi czuwać ktoś, kto będzie dbał o to, by wszystkie działania skoordynować w czasie i przestrzeni – to jest właśnie rola komendanta – mówi Sonia. Jak podkreśla komendant wZlotu: – Niezwykle trudno jest wlać motywację w kogoś, z kogo właśnie ona uszła.

Doświadczenie kontra pomysłowość?

Wciąganie do zespołu ludzi bez doświadczenia jest również wartościowe, ponieważ ich rozwija

Wiemy już, że ekipa tworząca dobre i wartościowe wydarzenie powinna być sprzężona ze sobą niczym mechanizm w szwajcarskim zegarku. Równie ważny jest dobór kadry, z którą przyjdzie nam pracować. Tu nasuwa się pytanie, jakich osób powinniśmy szukać – tych doświadczonych czy kreatywnych? Czy któraś z tych cech jest ważniejsza i bardziej przydatna, gdy chcemy organizować tak duże przedsięwzięcie jak wZlot? Czy może są one równoważne? Z odpowiedzią spieszy Boryna: – Doświadczenie jest najważniejsze przy doborze osób na kluczowe stanowiska, na których wszystko musi być ostatecznie bezbłędnie. Kreatywność i pomysłowość nadają świeżość imprezie: jak ktoś robi coś po raz pierwszy, nie wpada w schematy. Dodam, że jednym z celów wZlotu jest to, żeby środowisko podejmujące wysiłek organizacji imprezy zyskało nowe kompetencje i umiejętności. Dlatego wciąganie do zespołu ludzi bez doświadczenia jest również wartościowe, ponieważ ich rozwija. Po zrobieniu takiej imprezy, potencjał organizacyjny jej wcześniej niedoświadczonych twórców ogromnie wzrasta.

Rok intensywnego myślenia

Naszym sprzymierzeńcem jest czas – im szybciej zaczniemy, tym więcej go będziemy mieli

WZlot był trzydniowym wydarzeniem, które zgromadziło w jednym miejscu około 350 wędrowników. Jeśli organizatorzy nie chcieli ponieść porażki, każdy element programu musiał być dokładnie rozplanowany i dopięty przynajmniej na przedostatni guzik. Wiadomo, nie zawsze wszystko idzie po naszej myśli. Czasami nawali technologia, czasami metoda organizacji pracy, innym razem ludzie – nie tylko ci, z którymi współpracujemy, ale i my sami. W końcu nie jesteśmy aniołami! – Bardzo mi zależało na otwartym spotkaniu na temat religii z imamem, księdzem i rabinem, ponieważ postanowiliśmy pokazać, że rozwijać się duchowo każdy może sam, bez względu na przyjęte w społeczeństwie tradycje lub denominację wyznaniową, a nawet że ten rozwój nie wiąże się jedynie z religią – wspomina Sebastian Kubiak, który odpowiadał za wieczorne dyskusje. – Niestety nie udało się tego zorganizować, ponieważ nie potrafiłem się jednoznacznie dogadać z wszystkimi trzema panami.

Aby możliwie skutecznie wyeliminować liczbę potknięć, organizację przedsięwzięcia tak dużego jak wZlot warto planować z większym wyprzedzeniem. Naszym sprzymierzeńcem jest w tym wypadku czas – im szybciej zaczniemy, tym więcej go będziemy mieli na korektę tego, co nie wypaliło. Jak wspomina Jerzy Skoryna, prace nad wZlotem rozpoczęły się już rok przed rozpoczęciem imprezy, a ich intensyfikacja miała miejsce późną jesienią. – Ostatnie tygodnie przed wZlotem obfitują w nieprzespane noce. W każdym razie dla mnie to był ponad rok intensywnego myślenia o jednym – mówi komendant.

Wsparcie ze wszystkich stron

Wsparcie to nie tylko finanse. Nieoceniona jest pomoc ludzi dobrej woli

Borynę, martwiącego się o pozyskanie finansów na V wZlot, zapewniano, że da się tą imprezę zorganizować bez pomocy sponsorów, bazując jedynie na opłatach uczestników. Jednak pieniądze to sprawa ważna i nie można przestać o nich myśleć. – To one bezpośrednio wpływają na to, jak „wyskokowy” będzie program – mówi. Niestety nic nie ma za darmo. Za delegacje ludzi, którzy przyjeżdżają, aby prowadzić zajęcia, za wydruki, identyfikatory, gadżety i wiele innych rzeczy trzeba zapłacić. Jeśli chcemy zapewnić uczestnikom niezapomniane wrażenia, profesjonalne zajęcia, utrzymać wysoki poziom, a także podarować pamiątkę z imprezy, warto pomyśleć o wsparciu ze strony sponsorów. Jak ich pozyskać? – Trzeba pisać dużo maili i poświęcić setki godzin na rozmowy czy spotkania – radzi Komendant V wZlotu. Jednak należy liczyć się z tym, że w większości przypadków nie otrzymamy takich efektów, których oczekiwaliśmy. Bardziej prawdopodobne jest to, że firma czy instytucja, do której zwracamy się o wsparcie, ofiaruje nam swoje gadżety reklamowe typu długopis i notatnik, niż przekaże jakąś sumę pieniędzy. Często wygląda to tak, że łatwiej znaleźć ludzi, którzy zrobią coś konkretnego, niż sponsorów. Wsparcie to nie tylko finanse. – Nieoceniona jest pomoc ludzi dobrej woli. Są to najczęściej instruktorzy, którzy w chwilach kryzysowych wyrastają spod ziemi i zawsze mają jakieś rozwiązanie – podkreśla Boryna. Każde środowisko obfituje w druhów i druhny, którzy służą radą i doświadczeniem. Są to komendanci hufców, szefowie inspektoratów, członkowie komend, instruktorzy – jednym słowem ci, którzy widzieli i zrobili więcej niż my. – Miałem przy boku Krystiana Jabłkowskiego, komendanta III wZlotu, którego rady, doświadczenie i dobre słowo były nie do przecenienia. Praktykę potrzebną do zorganizowana takiej imprezy trzeba czerpać od poprzedniego komendanta albo z referatu wędrowniczego – mówi Boryna.

Jaka jest uniwersalna rada twórców V Wielkopolskiego wZlotu Wędrowników dla każdego, komu marzy się organizacja takiego przedsięwzięcia? – Uniwersalne rady rzadko się nie sprawdzają – zauważa Sebastian Kubiak.

Komendant minionego wZlotu, Jerzy Skoryna, uniwersalną radę ma jedną: – Zadzwońcie do kogoś, kto to już zrobił. Pomysły i doświadczenie innych są nieocenione.

PS: Co z wędrowniczym zlotem w Stołecznej?

Zlot planowany jest na drugą połowę 2016 roku

Jak mówi Sonia Jaworska, kilka dni temu odbyło się spotkanie tworzącego się Referatu Wędrowniczego Chorągwi Stołecznej, podczas którego udało się rozbudzić entuzjazm obecnych instruktorów do pomysłu organizacji zlotu. – Przede wszystkim chcemy się poznać jako środowisko wędrownicze. Zlot ma inspirować do podejmowania wyzwań. Będzie różnorodnie – mamy w Warszawie i okolicach mnóstwo specjalistów i możliwości, by stworzyć bardzo dobry program. Z pewnością pokusimy się o działanie modułowe – każdy będzie mógł wybrać coś dla siebie – opowiada. Ponadto zaznacza, że będą też aspekty różniące się od tych wielkopolskich: bloki zajęciowe, pozostałe atrakcje, rozwiązania organizacyjne. – Bądź co bądź, sytuacja ruchu wędrowniczego w naszych rejonach jest zupełnie różna – dodaje Sonia. – Jedno wiem na pewno – chciałabym zaangażować każde stołeczne środowisko do organizacji zlotu. W jej zamyśle nie będzie to chorągwiana impreza, gdzie grono mądrych i wiekowych przedstawi propozycje młodym i niedoświadczonym. – To będzie NASZA impreza, robiona przez wędrowników i dla wędrowników. Mamy tę niesamowitą cechę, że jesteśmy terytorialnie małą chorągwią i z całą świadomością wykorzystamy to jako nasz atut.

Zlot planowany jest na drugą połowę 2016 roku. Już teraz instruktorzy Chorągwi Stołecznej zbierają ekipę organizatorów, aby na poważnie zacząć pracę nad wizją wydarzenia. Pełne działania przygotowawcze ruszają po wakacjach. Tych, którzy są zainteresowani współpracą, Sonia Jaworska zachęca do kontaktu.