Organizacja wyjazdu zagranicznego – cz. 1

Instruktorski Trop / Weronika Szatkowska / 03.11.2016

Prawdziwe wędrownictwo zaczyna się po zbiórce. Na podstawie własnych doświadczeń chciałabym przedstawić proces planowania wyjazdu zagranicznego, biwaku lub obozu z drużyną.

Znajdziecie tu przede wszystkim techniczne aspekty przygotowania wyjazdu, niemniej jednak zawsze należy mieć w głowie cele , które realizujemy tą formą. Formy wyjazdowe, zwłaszcza zagraniczne, są niewątpliwie nieocenioną, ale też trochę niedocenioną formą pracy. Warto to zmienić, ponieważ mogą pomóc nam

wykształcić w wędrownikach, ale także w nas samych mnóstwo przydatnych umiejętności, które zaprocentują w przyszłości.

Przykładowe umiejętności i wiedza nabywane przy organizacji wyjazdu zagranicznego:

• planowanie krótko- i długoterminowe;
• znajomość transportu lokalnego i międzynarodowego, cen biletów, formbpłatności, organizacja przejazdów;
• obsługa kont bankowych i kart płatniczych;
• znaczenie i możliwości wykupionych ubezpieczeń, rodzaje ubezpieczeń;
• gastronomia: jak liczyć koszt posiłków, co jeść, kiedy potrawy lokalne, kiedy polskie zapasy, niebezpieczeństwa związane z odżywianiem w różnych miejscach, zdrowa i zbilansowana dieta;
• wyszukiwanie lokalnych atrakcji, wiedza kulturoznawcza i historyczna;
• nawiązywanie kontaktu ze skautami z zagranicy, przełamanie bariery komunikacyjnej;
• korzystanie z zasobów ZHP;
• planowanie tras miejskich i górskich;
• pozyskiwanie środków i sprzętu na wyjazdy;
• komunikacja na miejscu;
• zaradność i odnalezienie się w obcym miejscu;
• znajomość formalności i przepisów obowiązujących na terenie kraju;
• znajomość różnych form noclegu i ich koszty;
• współpraca w zespole zadaniowym.

W pierwszej części tego kompendium zajmiemy się wizją. W kolejnych dwóch częściach będę pisać o planowaniu trasy oraz przetrwaniu na miejscu.

Pomysł, czyli:
co my właściwie robimy?

Pierwsze pytanie brzmi: co organizujemy?

Czy jest to:

• obóz, czyli forma wypoczynku dzieci i młodzieży, wyjazd zorganizowanej grupy harcerzy, najczęściej drużyny, trwający powyżej 5 dni, przeciętnie 3 tygodnie;
• rajd, czyli 15-dniowy wyjazd drużyny.

Zazwyczaj determinują to czas wolny i potrzeby drużyny. Właściwe określenie naszych potrzeb i oczekiwań to niezbędna baza do organizacji wyjazdu. Należy wpisać go na początku roku w plan pracy, żeby nie mieć wątpliwości przy wyborze terminu. Wskazówka: weekendy śródroczne to bardzo dobry czas na rajd zagraniczny,

ponieważ łatwiej zdobyć wtedy tanie bilety.

Drugie pytanie brzmi: w jakiej formie?

Najpopularniejszą formą jest wyjazd wędrowny, oczywiście można również organizować rajdy/obozy rowerowe, konne, kajakarskie, rejsy. Zależnie od formy, jaka nam odpowiada, możemy wytypować odpowiednie państwo. Decyzja o tym, co chcemy robić na obozie, będzie determinowała nasz cel. Jeżeli zależy nam na obozie kajakarskim, wybierzemy kraj z odpowiednimi rzekami (polecam Serbię), jeśli rowerowy, sprawdzimy infrastrukturę (polecam Austrię oraz Włochy).

Odwrócona kolejność

Czasem mamy znajomych w jakimś kraju lub zainteresuje nas konkretna kultura. Wtedy wybieramy najpierw państwo, a następnie poszukujemy o nim informacji i załatwiamy wszystko, oczywiście nie stanowi to problemu.

#SamoŻycie

Problemy dla drużynowego, czyli dlaczego nam nie wychodzi:

• wędrownicy nie wiedzą, co chcą robić → zbiórka o formach dostępnych na wyjeździe, cykl zbiórek (kajaki, konie, rowery, wędrówka) pozwalających doświadczyć każdej formy w mniejszej skali LUB spotkanie z osobami, które uczestniczyły już w takich wyjazdach LUB formy dyskusyjne na temat konkretnych form, przygotowanie w grupach wad, zalet, potencjalnych kosztów i zagrożeń związanych z każdą z form;
• wędrownicy nie wiedzą, dokąd jechać → wybierzcie najpierw formę LUB zbiórka o kilku potencjalnych miejscach. UWAGA: wymaga to od osoby przygotowującej wiedzy, jaki kraj będzie właściwy dla początkujących, znajomości warunków i wiedzy takiej chętnie udzieli pełnomocnik ds. współpracy z zagranicą w chorągwi – pamiętajmy, że oni istnieją!
• wędrownicy boją się jechać za granicę → spotkania z osobami, które były i przeżyły; własne doświadczenia, krótsze formy i wyjazdy bliższe krok po kroku. Poza tym spójrzmy prawdzie w oczy: nie zawsze wszyscy decydują się na wyjazd, jednak widząc, że koledzy z drużyny przeżyli eskapadę, często jednostki, które się wyłamały, pojawiają się na kolejnej wycieczce;
• rodzice nigdy w życiu ich nie puszczą → organizacja spotkania dla rodziców, przedstawienie statystyk kraju, korzystanie ze strony Ministerstwa Spraw Zagranicznych, które ostrzega o wszelkich realnych niebezpieczeństwach w kraju, przedstawienie dokładnego planu.

Co zrobimy na miejscu ?

Czas na określenie luźnych planów turystycznych na miejscu. Zakładając, że wybraliśmy już formę, warto na tym etapie określić bardziej szczegółowe wymagania wobec wyjazdu. Oto kilka pytań pomocniczych.

1. Co chcemy zobaczyć ?

Czy są tam zabytki z listy UNESCO (Wielki Mur Chiński)? Czy są tam miejsca wyjątkowe ze względu na wydarzenia historyczne (mur berliński), naturę (Svanetia w Gruzji), sztukę (Luwr w Paryżu)? Warto przeszukać przewodniki (Rewasz, Lonely Planet), fora internetowe, strony dotyczące tego kraju, wpisywać nazwy w grafikę Google, szukając zdjęć, które zrobią na nas wrażenie, pytać osób, które stamtąd pochodzą lub już tam były.

2. Co chcemy zrobić ?

Czy fakt, że jedziemy do tego kraju, pozwala nam zrobić coś wyjątkowego? Spróbować lokalnej kuchni (smażony ser w Czechach), wejść na konkretny szczyt (Nevis w Szkocji), wziąć udział w wyjątkowym wydarzeniu (Tomatina w Hiszpanii).

3. Co najbardziej interesuje nas w kraju?

To pytanie znacząco wpłynie na program naszego obozu. Czy jest to kultura (jak żyją pasterze w Rumunii?), architektura (budownictwo drewniane w karpatach ukraińskich Karpat), czy też inne czynniki, które są dla nas szczególnie istotne, jak kuchnia, natura, narodowe sporty. Wskazówka: Jeżeli uda się wzbudzić zainteresowanie wędrowników, nawet rzeczami absurdalnymi i dziwnymi („serio w Eveleth znajduje się największy na świecie wolnostojący kij hokejowy? JEDZIEMY!”), o wiele łatwiej zmotywować ich do dalszej pracy.

#SamoŻycie

• wędrownikom nie chce się czytać nic na temat miejsca, do którego jedziemy → organizacja maratonu filmowego o miejscu do którego chcemy jechać, przyniesienie przewodników na zbiórkę, wykorzystując do ich czytania formy harcerskie (np. 3 patrole organizują dla siebie wzajemnie teleturnieje, więc wymyślają pytania, muszą zatem wgłębić się w treść), włączenie czytania do współzawodnictwa patroli;
• wszyscy uważają, że to się nie uda → dotarcie do sedna wątpliwości i rozwianie ich, a jeżeli brak wam kompetencji, prośba o pomoc do pełnomicnika ds. współpracy zagranicznej, przedstawienie wizji jeszcze raz w barwny sposób, wykorzystanie filmików, prezentacji, gości. To organizator jest tym, który nie może stracić wiary w powodzenie przedsięwzięcia!
• ludzi nie interesuje, co zrobimy na miejscu → uświadomienie celu funkcjonowania w wędrownictwie, poważniejsza zbiórka o samodoskonaleniu, stawianiu celów, dążeniu do mistrzostwa i walce ze swoimi słabościami, bo tym jest doskonalenie się w organizacji wyjazdów. Przedstawienie wizji ponownie w interesujący sposób, patrz powyżej;
• ludzie nie chcą robić nic wartościowego, zwłaszcza pod kątem wiedzy o kraju → zbiórka wprowadzająca do historii/kultury kraju, która pokaże wędrownikom nieznane, ciekawe oblicze miejsca do którego jadą. Można wykorzystać muzea, filmy, audycje radiowe, filmy na YouTube, ciekawostki o miejscu (sporty narodowe, kuchnia, muzyka, mniejszości etniczne, wygląd fizyczny mieszkańców, zaskakujące statystyki), zadbać, by ludzie uświadomili sobie odmienność miejsca, do którego się wybierają. Zastanawiać się wspólnie z nimi, z czego wynika pojawienie się takich zjawisk.

To jest moment, kiedy każdy powinien poszperać na temat kraju, do którego się udajemy i znaleźć coś, co będzie dla niego ciekawe, fascynujące, intrygujące. Jeżeli zbierzecie wszystko razem, wyjdzie wam wizja, na którą składają się:

1. cel(e) wyjazdu;
2. forma;
3. miejsce;
4. „marzenia do spełnienia”, czyli co wędrowników kręci w celu podróży.

W następnej części dowiecie się więcej o planowaniu trasy. Omówię takie zagadnienia jak: transport, jedzenie, zdrowie, program.