Coś o zarządzaniu czasem…

Instruktorski Trop / Paulina Bulicz / 19.01.2017

Słyszeliście pewnie, że im więcej mamy obowiązków, tym lepiej się organizujemy. Coś w tym jest, ale można wpaść w pułapkę, szybko się zamęczyć owymi obowiązkami i przestać działać efektywnie.

Historie o wypaleniu harcerskim (i zawodowym) nie biorą się znikąd. Piszę to na podstawie własnego doświadczenia, nabytego podczas organizacji dwóch dużych imprez harcerskich z rzędu i próby ogarnięcia wielu rzeczy naraz. A to, co jest najważniejsze w zarządzaniu czasem, zrozumiałam dużo później.

Nasze mózgi są leniwe

Niektórzy ludzie twierdzą, że jeśli o czymś zapomnimy to ta rzecz nie była ważna . Wszystko dlatego, że nasze mózgi są leniwe i jeśli coś nie jest potrzebne do przetrwania to zostaje wyrzucone z głowy. Gorzej, gdy zapominamy o sprawach, do których się zobowiązaliśmy. Ja miałam tak dosyć często. Zaczęłam więc szukać sposobów na organizację czasu. Tradycyjne metody nie zawsze mi pomagały, bo w tym biegu zapominałam o kalendarzu czy notatniku. Z pomocą przyszła mi współczesna technologia. Telefon mam zawsze przy sobie i nigdy o nim nie zapominam, gdy wychodzę z domu. Testowałam kilka aplikacji na moim smartfonie. Opiszę je kategoriami.

Kalendarze

Najlepszy dla mnie był kalendarz Google zainstalowany fabrycznie w moim telefonie z Androidem, więc niedaleko musiałam szukać. Zawsze pod ręką. Dostępny też na komputerze w wersji online. Świetne narzędzie, które pilnuje, żebyś o czymś nie zapomniał, jeśli oczywiście włączysz powiadomienia. Synchronizuje się z innymi kalendarzami, np. z Facebooka. Niestety po aktualizacjach aplikacja włączała powiadomienia wbrew mojej woli i oprócz tych w telefonie, wysyłała je też na skrzynkę e-mail.  Nie wiem, czy nadal tak jest, bo przeprosiłam się z tradycyjnym papierowym kalendarzem, kiedy ta tendencja kalendarza Google zaczęła mnie denerwować. I jakoś tak niezręcznie wyciągać telefon w niektórych sytuacjach, w których lepiej, żeby został w kieszeni. Jeśli Tobie to nie przeszkadza możesz korzystać z innych kalendarzy dostępnych jako aplikacje mobilne. Równie funkcjonalny jest kalendarz dla systemu Windows. Dla urządzeń z Androidem i iOS dostępny przez aplikację Microsoft Outlook.

Notatniki

Są dostępne w wielu wersjach, od najprostszych Sticky Notes (przyklejane na tapecie komputera, czy telefonu), po rozbudowane jak One Note (dostępne na Androida, Windows, iOS i online). Bardzo przydatne, szczególnie, że możesz mieć do nich szybki dostęp i możliwość kolorowania, wklejania zdjęć itp. Notatki są w chmurze, więc można się do nich dostać nawet z komputera w bibliotece. Przydają się w planowaniu i rozpisywaniu kolejnych etapów zadań. Tylko trzeba pamiętać, by do nich zaglądać regularnie.

Plannery i aplikacje motywacyjne

Szybko okazuje się, że dokładne rozplanowanie dnia jest męczące i kiedy coś pójdzie nie po naszej myśli mamy wyrzuty sumienia.

Tu też mamy duży wybór aplikacji. Przydatne, gdy potrzebujemy wyrobić sobie rutynowe zwyczaje. Niektóre z nich, oprócz możliwości zaplanowania każdej minuty życia, proponują stopniowe wprowadzanie zdrowych nawyków takich jak picie wody czy wyciszenie przed snem. Jeśli język angielski nie jest dla Was problemem to polecam Fabulous – Motivate Me!  (na Androida, częściowo płatna). Super sprawa! Gorzej, jeśli ktoś jest niecierpliwy jak ja i próbuje od razu wprowadzić wszystkie zmiany naraz. Szybko okazuje się, że dokładne rozplanowanie dnia jest męczące i kiedy coś pójdzie nie po naszej myśli mamy wyrzuty sumienia. Mimo to warto zrobić sobie plan dnia i starać się go przestrzegać. Aplikacja będzie jak oboźny: obudzi, przypomni o posiłkach, a nawet pośle do spania.

To do list

Wypisywanie rzeczy do zrobienia, czyli po angielsku to do list, jest dla wielu tak naturalne, że nawet nie zwracają na to uwagi. To lista spraw do załatwienia w najbliższym czasie. Mogą to być marzenia albo cele, które warto sobie zapisać i od razu określić termin ich realizacji. Bez takiej listy zapomniałabym o wielu rzeczach. Jeśli oprócz tego potrzebujemy przypomnienia na smartfonie, można pobrać aplikację Todoist (dla Androida). Wpisujemy do niej zadania, wyznaczamy termin wykonania i co rano mamy gotową listę na każdy dzień. Dodatkowo można niektóre rzeczy do zrobienia zaznaczyć jako powtarzające się np. raz w tygodniu. Jeśli czegoś nie wykonamy w zaplanowanym czasie, następnego dnia zostanie to nam ponownie przypomniane. Ciekawą opcją jest oznaczenie priorytetu dla każdego zadania za pomocą kolorów. Ja niestety miałam same ważne zadania, a moja lista w pewnym momencie tylko rosła. Dziś zupełnie inaczej podchodzę do sprawy.

Nie łudźmy się…

Asertywność jest tu kluczem, bo łatwo podjąć się wielu zadań, a potem nie mieć czasu na sen.

Czasu nie da się zmagazynować i użyć później. Nie ważne co robimy, on i tak upłynie. Co zrobić w takim razie, żeby na wszystko nam go starczyło? Przestać się nim przejmować i zacząć zarządzać sobą w czasie! Nie mamy wpływu na czas, ale mamy wpływ na siebie. Żeby wpłynąć na siebie musimy mieć motywację. Inaczej do czegoś, co zajmuje 15 minut, zbieramy się godzinami, odkładamy to na ostatnią chwilę i szybko się zniechęcamy.

W harcerstwie wyznaczamy sobie cele oraz zadania, które powinny nam pomóc je osiągnąć. Niestety często skupiamy się tylko na zadaniach i nawet jeśli są one bez sensu, to je wykonujemy bez zastanowienia, bo np. tak mamy ułożoną próbę na stopień. Tracimy więc czas i motywację na zmaganiu się z czymś, co nie przybliża nas do obranego celu. Pamiętajmy o tym przy rozpisywaniu kolejnej próby i nauczmy się mówić NIE, kiedy ktoś zechce nam narzucić dodatkowe obowiązki. Asertywność jest tu kluczem, bo łatwo podjąć się wielu zadań, a potem nie mieć czasu na sen. A sen jest bardzo ważny. Nie każdy jest w stanie funkcjonować śpiąc po 3-4 godziny dziennie, a na dłuższą metę nikomu to nie wyjdzie na dobre.

Wyznaczamy priorytety

Jest wiele sposobów na zarządzanie sobą w czasie. Większość z nich opiera się na podejmowaniu decyzji o tym, które zadania są ważne, a które możemy sobie odpuścić lub oddelegować komuś innemu. Nikt nie jest w stanie zrobić wszystkiego sam. Jednym ze sposobów jest Macierz Eisenhowera:

Eisenhower był amerykańskim prezydentem, który słynął z dobrej organizacji czasu. Jego sposób jest prosty i mieści się na kartce. Jedynie poprawne zakwalifikowanie zadań może sprawiać trudności. Jeśli mamy za dużo zadań w komórce ważne i pilne to może oznaczać, że źle je kwalifikujemy, nie umiemy czegoś zlecić komuś innemu lub nie potrafimy mówić nie i ktoś nas wykorzystuje. Oto podpowiedź jak ustalać priorytet zadania:

Rutyna

Nikt jej nie lubi, a okazuje się przydatna. Tylko dzięki niej możemy wyrobić w sobie pożądane nawyki. To ważne przy celach długofalowych i działaniach wymagających regularności. Dzięki temu, że coś stało się nawykiem nie tracimy czasu na zbieranie się do działania, bo po prostu wstajemy i to robimy. Rutyna wymaga wyznaczenia stałych pór wykonywania poszczególnych obowiązków, dzięki temu łapiemy rytm i staje się to naturalne.

Optymalizacja zadań

Lenistwo może być zaletą, jeśli zostanie wykorzystane do optymalizacji zadań, czyli osiągnięcia efektu minimalnym wysiłkiem. Dlaczego to ważne w zarządzaniu sobą w czasie? Bo pomaga szybciej osiągnąć cel i oznacza mniejsze zmęczenie. Leniwym ludziom łatwiej też przenieść odpowiedzialność i zlecić zadania komuś innemu. Róbmy tylko to, co da nam korzyść, rozwinie nas, pozwoli osiągnąć cel. Zanim się do czegoś zobowiążemy, zastanówmy się, czy będzie nam się chciało to robić. Byle tylko nie przegiąć w drugą stronę.

Podsumowanie

Co z tego, że zorganizujemy sobie każdą minutę dnia, gdy już na starcie nie będzie nam się chciało czegoś robić?

Doba ma tak wiele godzin, że spokojnie zmieścimy wszystkie zadania i znajdziemy czas na sen. Ważne jednak, by znajdować też siłę i motywację do pracy. Co z tego, że zorganizujemy sobie każdą minutę dnia, gdy już na starcie nie będzie nam się chciało czegoś robić? W harcerstwie, czy poza nim mamy wiele do zrobienia i żeby się ze wszystkim wyrobić, musimy pamiętać o sobie i naszej motywacji. Czasami lepiej zrobić mniej, ale z lepszym skutkiem.