Jak zbudować biuro zlotu?

Instruktorski Trop / Anna Gęgotek / 29.01.2017

Komendant, zastępca ds. programowych, kwatermistrz i gdzieś na końcu szef biura. Niby nikt, ale to z nim uczestnicy każdego zlotu mają najczęstszy kontakt. Do niego kierują pytania, dzielą się wątpliwościami i jego właśnie proszą o pomoc.

Czym tak naprawdę zajmuje się szef biura? Jakie są jego kompetencje? Jakie cechy powinna posiadać  osoba do pełnienia tej funkcji? Czy biuro zlotu to tylko wydawanie identyfikatorów  na miejscu imprezy? Pewnie niejednemu z Was właśnie z tym się kojarzy. Dziś udowodnię Wam, że to coś więcej!

Budowanie biura zaczynamy od spraw informatycznych: ustalenia adresu e-mail, strony internetowej, wdrożenia formularza rejestracyjnego. Pierwszą rzeczą jednak będzie regulamin. To w nim powinno być zawarte wszystko, co uczestnik powinien wiedzieć – do tego dokumentu sięga najpierw, zanim zacznie zadawać nam pytania, a przynajmniej tam powinien najpierw szukać odpowiedzi. W przypadku sporów będziemy powoływać się na regulamin, dlatego tak ważne jest jego gruntowne przemyślenie, przedyskutowanie jego treści ze wszystkimi członkami sztabu, komendy. Zawierać będzie nie tylko rzeczy związane z działalnością biura. Najważniejsze informacje,  jakie powinny się w nim znaleźć to:  termin i miejsce spotkania, jego cel,  warunki uczestnictwa,  odpłatność i co się w niej zawiera, np. czy jest ubezpieczenie, nocleg, wyżywienie  Warto zapisać dane osób odpowiedzialnych za  poszczególne zadania po to, żeby nie było w tych sprawach żadnych wątpliwości. Regulamin nie powinien zostawiać pola do własnych interpretacji  akceptujących go uczestników zlotu.

Regulamin nie powinien zostawiać pola do własnych interpretacji  akceptujących go uczestników zlotu. Standardem stało się budowanie strony internetowej każdego zlotu

Standardem stało się budowanie strony internetowej każdego zlotu. Warto wykorzystać tę przestrzeń komunikacji z uczestnikami już na etapie rekrutacji. Mogą tam znaleźć się wszystkie potrzebne im informacje, w tym np. jak dojechać na miejsce czy  rozkłady jazdy środków komunikacji. Im więcej informacji będzie dostępnych uczestnikom jeszcze przed  zlotem,   tym mniej telefonów i maili z pytaniami będziemy odbierać.

Formularz rejestracyjny

Czy na pewno jest w nim to, co potrzebujemy wiedzieć? Jeśli poza plakietką zlotu mamy zamiar obdarować naszych uczestników np. zlotową koszulką,  warto w formularzu zapytać o jej rozmiar, aby później uniknąć niepotrzebnego zamieszania. Czy uczestnik, patrolowy powinien mieć możliwość edycji swojego zgłoszenia? To musisz już przemyśleć sam. Jeśli w patrolu nastąpi zmiana na liście uczestników, to dobrym pomysłem jest pozwolić tej zmiany dokonywać samemu patrolowemu, odejmie nam to pracy przy poprawianiu ich ręcznie, ale uwaga! Może wprowadzić zamieszanie w naszej bazie danych o uczestnikach.

Mapki, mapy i schematy, czyli jak poruszać się po terenie zlotu. Jako członek komendy znasz ten teren doskonale, ale pamiętaj, że uczestnicy będą tam po raz pierwszy. Pomóż im odnaleźć szybko samo miejsce zlotu a także każde ważne miejsce na jego terenie. Warto pomyśleć o przygotowaniu małego niezbędnika: mapka dojazdu i terenu zlotu, rozkłady jazdy komunikacji miejskiej, plan dnia, zlotu.

Media społecznościowe

Media społecznościowe możesz z powodzeniem wykorzystać do przepływu informacji między sztabem a uczestnikami

Media społecznościowe możesz z powodzeniem wykorzystać do przepływu informacji między sztabem zlotu a uczestnikami.  Wykorzystaj ten sposób do przekazywania im informacji o zmianach, przypominania o różnych istotnych kwestiach. Nie zapomnij o tradycyjnej tablicy informacyjnej na miejscu zlotu. Warto ją ustawić w miejscu, które każdy uczestnik odwiedza najczęściej, niekoniecznie musi to być  wejście. Jeśli jest ono oddalone od samego terenu, na którym przebywają uczestnicy pomyśl, gdzie wydawane są posiłki, lub… gdzie ładują się telefony. Umieść tam informacje o godzinach wydawania posiłków, a zespół kuchenny będzie Ci wdzięczny.  

Nie zapomnij o oznaczeniu terenu zlotu: łazienki, kosze na śmieci, prysznice, jadalnia, miejsce zajęć, warsztatów, zbiórek. Jeśli  zakwaterowanie zaplanowano w więcej niż jednej lokalizacji, wyznacz  osobę do koordynacji noclegu, to będzie pierwsza linia kontaktu z uczestnikami, upewnij się więc że osoba ta potrafi odpowiedzieć na podstawowe pytania uczestników.

Budowanie biura to nie tylko ustalanie adresu e-mail, strony www czy formularza rejestracyjnego. To też budowanie zespołu, który będzie w tym biurze pracował, zarządzał nim pod nieobecność szefa.