Obozowe finanse – nie taki diabeł straszny

Archiwum / 08.01.2008

Częstą reakcją na planowanie i rozliczanie finansowe obozów harcerskich jest coś w rodzaju: „Ojej, jakie to skomplikowane!”. My natomiast chcieliśmy tu ogłosić, że jest to pogląd dalece przesadzony, przynajmniej jeśli chodzi o finanse obozów wędrownych, o których co nieco wiemy. Całość wymaga po prostu włożenia na początku odrobiny wysiłku intelektualnego w sensowne zaplanowania finansów, przytomności w kontrolowaniu stanu finansów obozu w trakcie jego trwania i trochę cierpliwości w uporządkowaniu papierków na koniec.

Planowanie finansów obozu
Przewidywany koszt obozu jest rzeczą, o którą potencjalni jego uczestnicy z pewnością będą pytali. W związku z tym warto jest przygotować wstępny plan wydatków możliwie wcześnie. Finanse dotyczą praktycznie wszystkich obszarów obozu, zatem jeśli obóz jest organizowany w ten sposób, że są osoby odpowiedzialne za przygotowanie poszczególnych części planu obozowego (np. ktoś odpowiada za zaplanowanie transportu, inna osoba jedzenia, programu, trasy, itp.), to o oszacowanie kosztów poszczególnych zagadnień najlepiej poprosić te osoby.

Wydatki, jakich się będziemy spodziewać, zależą oczywiście od koncepcji obozu – jak daleko i czym chcemy jechać, jaki są koszty jedzenia w danym kraju, jak duży nacisk chcemy położyć np. na zwiedzanie płatnych obiektów, czy przewidujemy kosztowne atrakcje programowe. Jeżeli jedziemy na zagraniczny obóz wędrowny, to najprawdopodobniej największym kosztem będą przejazdy.

Dobrym zwyczajem jest ograniczanie wydatków tak, aby obóz był możliwie niedrogi, rzecz jasna przy zapewnieniu odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa. Oznacza to, że ogólnie staramy się oszczędzać. Warto poświęcić trochę czasu na wyszukanie możliwie najtańszej opcji transportu, wziąć część jedzenia z Polski (jeśli się to opłaca, uwzględniając ewentualne opłaty za przewożony bagaż). Przed obozem dobrze jest zorientować się, jakie sklepy (zazwyczaj supermarkety) są najtańsze na miejscu oraz czy jako uczniowie/studenci/duża grupa mamy zniżki na transport, zwiedzanie, itp.

Dużym wydatkiem (którego proponujemy w ogóle nie ponosić) mogą się okazać noclegi poza namiotami – np. jeśli znajdziemy się w mieście na noc. My proponujemy w takiej sytuacji wykazać się odrobiną zaradności – nam się udały między innymi załatwiane ad hoc: nocleg w środku miasteczka w namiotach (oczywiście za pozwoleniem władz), noclegi w obiektach skautowych, na plebaniach, na polach pod miastem i, oczywiście, w poczekalniach dworcowych.

Nie należy przy tym zaniedbywać wydatków na ubezpieczenie, w szczególności, gdy jedziemy w góry, w których działają służby ratownicze, trzeba dokładnie sprawdzić, czy pokryje ono koszty takiej interwencji. Jeśli wybieramy się do krajów UE, warto bezpłatnie wyrobić sobie w NFZ Europejską Kartę Ubezpieczenia Zdrowotnego, która uprawnia do korzystania z opieki zdrowotnej w danym kraju na takich zasadach, co jego mieszkańcy (co niekoniecznie oznacza, że bezpłatnie!).

Wśród wydatków należy też uwzględnić koszty doprowadzenia przed wyjazdem do stanu używalności zabieranego sprzętu (np. namiotów). W zależności od przyjętego zwyczaju i warunków, w jakich funkcjonujemy, można też doliczyć koszty zakupu nowego sprzętu bądź amortyzacji używanego.

Nie wolno zapomnieć o tzw. „kosztach pośrednich” ponoszonych na rzecz chorągwi i przeznaczonych na jej utrzymanie. Przykładowo w Chorągwi Stołecznej wynoszą one 4% obrotów obozu.

Oprócz tego, w budżecie obozu należy zawsze uwzględnić rezerwę na nieprzewidziane wydatki. Naszym zdaniem dobrą jej wysokością jest 10% budżetu. W sprzyjających okolicznościach rezerwa powinna zostać niewydana. Po obozie warto niewydaną część rezerwy rozdać z powrotem uczestnikom, bądź też przekazać na rzecz drużyny z przeznaczeniem na dofinansowanie kolejnych wyjazdów albo na konserwację lub zakup sprzętu.

To, kiedy zacząć zbierać wpłaty, zależy od tego, kiedy czekają nas pierwsze wydatki. Jeśli powinniśmy z dużym wyprzedzeniem kupić bilety, np. lotnicze lub kolejowe, to trzeba odpowiednio dostosować termin zbierania i wysokość pierwszej raty. Jeśli jedziemy za granicę, to musimy zdążyć wymienić pieniądze na inną walutę, sprawdziwszy uprzednio, który kantor oferuje najkorzystniejszy kurs. Często najlepsze jest zabranie ze sobą dolarów lub euro i wymiana ich na walutę docelową już na miejscu.

Przykłady podziału wydatków obozu
Aby lepiej sobie uwiadomić, jaki udział mają poszczególne wydatki w budżecie, przedstawiliśmy na wykresach ich faktyczny rozkład na dwóch obozach zagranicznych 21. Warszawskiej Drużyny Wędrowniczej „Stare Żbiki”.

Obóz w słowacką Małą Fatrę odbył się w trakcie długiego weekendu majowego 2007 r. i trwał tydzień. Z kolei obóz na Ural odbył się w dniach 6-30 sierpnia 2007, a przygotowania do niego rozpoczęły się w grudniu 2006 r. Poniższe wykresy są nieco uproszczone o tyle, że nie uwzględniają wpływu darowizn od sponsorów, zakupu nowego sprzętu i rezerwy. Ponadto uczestnicy kupowali ubezpieczenie (w postaci kart Euro<26 Sport) samodzielnie.

Przy obozie na Ural pojawiają się dwie pozycje wymagające wyjaśnień. Pierwsza – „koszty nabycia biletów” – to koszt wysłania ekipy trzech osób do Brześcia nad Bugiem w celu kupienia z ponad miesięcznym wyprzedzeniem biletów na trasie Brześć-Moskwa-Ural Polarny dla wszystkich 20 uczestników obozu. Głównym wydatkiem jest tu koszt uzyskania wiz białoruskich dla tych trzech osób. Druga to telefon satelitarny, który wynajęliśmy z uwagi na całkowity brak zasięgu sieci komórkowych w górach Uralu Polarnego (z racji znikomego zamieszkania tych terenów). Chociaż przy podróżach do krajów UE zazwyczaj nie ma konieczności wykonywania tego typu manewrów, warto zwrócić uwagę, że ewentualność konieczności poniesienia takich wyjątkowych wydatków należy przewidzieć wcześniej i wpleść w plan finansowy.

Zarządzanie finansami podczas obozu
Niezbędne jest prowadzenie własnych notatek, które będą pozwalały na bieżąco odpowiadać na pytanie, co kosztowało nas więcej, a co mniej, niż planowaliśmy (i na ile możemy sobie pozwolić przy kolejnych zakupach). Tej wiedzy zazwyczaj nie daje książka kasowa obozu.

Co się tyczy przechowywania gotówki podczas obozu, to przy dużych kwotach najlepiej jest, gdy jest ona rozdzielona wśród kilku osób (np. komendę i zastępowych). Dzięki temu ewentualna kradzież pojedynczego plecaka nie pozbawia nas szans na powrót do domu.

Ponadto w krajach zachodnich można sobie pozwolić na używanie bankomatów lub płatność kartą. Należy jednak mieć na uwadze, że bankowe kursy walut są mniej korzystne od kantorowych, poza tym banki często pobierają prowizje przy wypłacie gotówki za granicą – co należy sprawdzić przed wybraniem takiej opcji. Jeśli zdecydujemy się na „plastikowe” pieniądze, warto zapewnić, aby obóz dysponował więcej niż jedną kartą płatniczą. Wydaje się, że będzie to wygodny sposób trzymania pieniędzy, gdy Polska wejdzie do strefy euro.

Rozliczanie obozu
Nasze wieloletnie doświadczenie pokazuje, że sprawne rozliczenie obozu wy
maga użycia komputera i arkusza kalkulacyjnego.

Mając wszystkie wydatki wpisane do komputera, można błyskawicznie wydrukować książkę kasową obozu. Taki wydruk, opieczętowany na odwrocie, przy odrobinie szczęścia zostanie zaakceptowany w przynajmniej niektórych chorągwiach. Należy przy tym dopilnować, aby układ wierszy i kolumn dokładnie odpowiadał temu, który znajduje się w papierowym odpowiedniku, w szczególności, by pojawiły się wiersze „do/z przeniesienia”. Gdy nam się nie poszczęści, to niestety czeka nas mozolne, ręczne przepisywanie.

Także opisywanie faktur można wykonać szybciej, gdy mamy do dyspozycji komputer. Wystarczy uprzednio wydrukować trochę kartek z formułkami, które standardowo umieszczamy na odwrocie faktur, a następnie naklejać je na faktury (z niezadrukowanej strony) i podpisać formułki (to już ręcznie…).

Gdy już chorągiew zaakceptuje nasze rozliczenie, możemy się odprężyć i zacząć przygotowywać plany kolejnego obozu.

Powodzenia!