TOP 10 – błędy w komunikacji
Dobry przepływ informacji to rzecz, bez której drużyna wędrownicza nie funkcjonuje. Jesteśmy dorośli, każdy ma swoje życie, harcerstwo nie jest na pierwszym miejscu. MUSIMY się komunikować.
Część środowisk wędrowniczych to związki na odległość. Członków drużyny dzielą długie kilometry, więc wspólne akcje muszą ograniczyć się do wyjazdów albo większych akcji, o regularnych zbiórkach nie ma mowy. Ale nawet w drużynach, których członkowie mieszkają blisko siebie, sprawna komunikacja jest jedną z podstaw funkcjonowania. Jako dorośli lub prawie dorośli ludzie mamy na głowie sporo ważniejszych spraw niż harcerstwo. Często zostaje tylko e-mail, telefon, SMS, Facebook, Twitter. Co się stanie, jeśli przepływ informacji w drużynie zacznie szwankować? Przyjrzyjmy się najczęstszym błędom.
1. Brak odpowiedzi
Często bez podjęcia jednej decyzji trudno jest podjąć następną. Jeśli nie wiemy, czy dany harcerz zdecyduje się pojechać na rajd drużyny, to nie wiemy, czy mamy dla niego rezerwować nocleg. Jeśli nie odpowiadasz na pytania, które kierują do ciebie osoby starające się zorganizować jakąkolwiek akcję, nie tylko utrudniasz im pracę, ale też wydłużasz cały proces. Może się okazać, że w pewnym momencie będzie już za późno na zrealizowanie początkowych zamierzeń. Tylko dlatego, że zignorowałeś maila albo nie chciało ci się odpisywać na SMS-a. Szanuj czas innych. Odpowiadaj.
2. Brak informacji o problemach
Tak, ciężko jest przyznać się, że zawalamy. Pomyśl jednak o całości.
Nie zawsze dasz radę zrealizować każde zadanie, którego się podejmiesz. Zdarza się tak, że w toku działań schodzi na ciebie lawina problemów, których nie mogłeś przewidzieć. Albo że zadanie zaczyna cię przerastać. To normalne, znamy to. I to jest moment, w którym musisz zasygnalizować swojemu drużynowemu / przełożonemu / innym uczestnikom projektu, że sobie nie radzisz. Że tak zwyczajnie potrzebna ci pomoc. Tak, ciężko jest przyznać się, że zawalamy. Pomyśl jednak o całości – jeśli w odpowiednim momencie nie poinformujesz reszty o przeciwnościach, które cię spotkały, być może posypie się całe przedsięwzięcie. Zgłaszaj każdy problem, z którym sobie nie radzisz – na pewno ktoś pomoże ci go rozwiązać.
3. Brak informacji o tym, że się poddajesz
Jeszcze gorszy od braku informacji o drobnych problemach jest brak informacji o tym, że wycofałeś się z projektu. Chodzi o sytuację, kiedy kilka / kilkanaście osób pracuje nad jednym przedsięwzięciem, każdy ma wobec niego swoje zobowiązania, a ty nagle rezygnujesz z realizacji przydzielonych ci zadań, nikogo o tym nie informując. To też się zdarza – cała akcja może cię znudzić, możesz nagle przestać mieć na nią czas, może ci minąć początkowy entuzjazm, może być sto innych powodów. Po prostu daj znać. W ten sposób być może uda się znaleźć kogoś, kto w porę przejmie twoje obowiązki i cały projekt nie ucierpi. W ten sposób wilk będzie syty i owca cała – ty zrzucisz z siebie odpowiedzialność, a reszta będzie mogła dalej realizować plany.
4. Brak jakichkolwiek informacji
To sytuacja, która wymyka się spod kontroli nie tylko całej drużynie, ale też tobie. Gdy nie odpowiadasz na żadne maile, nie odbierasz telefonu, nie odpisujesz na SMS-y, nie reagujesz na wiadomości na Facebooku, jesteś po prostu… nieodpowiedzialny. I nie dotyczy to tylko sytuacji, w których jesteś zaangażowany w jakiś projekt. Dotyczy to codziennego funkcjonowania w drużynie lub jakiejkolwiek innej jednostce. Ludzie muszą wiedzieć, co się z tobą dzieje. Muszą co jakiś czas dostać sygnał, że istniejesz. Chcą wiedzieć, na czym stoją. Jeśli nie masz akurat żadnych zobowiązań wobec nikogo, po prostu daj znać, że nadal chcesz uczestniczyć w działaniach swojej grupy. To wystarczy.
5. Zakłócona komunikacja
Zakłócona komunikacja ma miejsce też wtedy, gdy jednej osobie mówisz co innego niż drugiej.
Nie załatwiaj tej samej sprawy z kilkoma osobami naraz. To sprytny sposób na to, żeby zwiększyć swoje szanse na osiągnięcie zamierzeń, ale jednocześnie prosta droga do kompletnego zamieszania. Jeśli jakieś zadanie zacznie w tym samym momencie realizować kilka osób, to osiągniecie efekt zupełnie odwrotny do zakładanego – może się okazać, że ostatecznie zadania nie zrealizuje nikt. Zakłócona komunikacja ma miejsce też wtedy, gdy jednej osobie mówisz co innego niż drugiej. Nawet jeśli masz dobre zamiary i wydaje ci się, że w ten sposób unikniesz problemów. Masz rację – wydaje ci się.
6. Za dużo pośredników
Staraj się przekazywać istotne informacje bezpośrednio osobie, która powinna je otrzymać. Inaczej nie unikniesz efektu głuchego telefonu. Im więcej pośredników, tym większym modyfikacjom ulega pierwotna informacja. Dodatkowo wydłuża się czas, który minie, zanim twoja wiadomość dotrze do właściwej osoby. A jak już wreszcie dotrze i osoba ta zacznie np. realizować zadanie, które jej powierzyłeś, może się okazać, że robi zupełnie nie to, o co ci chodziło. I wiesz co jest najgorsze? Że ty możesz się o tym dowiedzieć dopiero wtedy, gdy będzie już po wszystkim. A tego da się uniknąć.
7. Nieprecyzyjne polecenia
Jeśli chcesz powierzyć komuś ważne zadanie, zrób wszystko, żeby być pewnym, że zrozumiał on, o co dokładnie ci chodzi. Szkoda waszego czasu na błądzenie. Umiejętność przekazywania jasnych instrukcji, które nie budzą absolutnie żadnych wątpliwości, to zaawansowany level zarządzania projektami, ale warto się tego nauczyć. Jeśli udało ci się klarownie wytłumaczyć, na czym polega zadanie i upewniłeś się, że osoba, która ma je wykonać, wszystko zrozumiała, to jeszcze nie masz tego z głowy. Teraz musisz nadzorować cały proces i sprawdzać, czy wszystko idzie zgodnie z planem. Na tym też polega sprawna komunikacja – tym razem obustronna.
8. Ukrywanie swoich działań
Może się okazać, że ktoś wpadł już na podobny pomysł.
To błąd w komunikacji, który nie zawsze wynika ze złej woli. Może ci się wydawać, że to, co robisz, nie ma wpływu na działania reszty grupy, więc jej o tym nie informujesz. I z tego właśnie wynika bardzo wiele nieporozumień. Może się okazać, że ktoś wpadł już na podobny pomysł. Może być też tak, że twoje potajemne działania w żaden sposób nie będą pasować do całości projektu – w ten sposób zmarnujesz mnóstwo czasu na coś, czego nikt być może nie wykorzysta. Zanim podejmiesz jakiekolwiek działanie w obrębie grupy – dowiedz się, czy ma to sens.
9. Zbyt dużo informacji
Czasem musisz przekazać innym wiele informacji naraz i co gorsza – wszystkie są ważne. Dzieje się tak np. po ważnych spotkaniach, po zbiórkach jednostek nadrzędnych lub po prostu po długim czasie, kiedy uzbierało się sporo nowych ustaleń. Wtedy pewnie weźmiesz się za pisanie długiego maila, pod którym z zadowoleniem napiszesz: „No, to do roboty!”. Twój entuzjazm jednak szybko ostygnie, bo na taką wiadomość najprawdopodobniej nikt nie odpowie. Za duża porcja informacji sprawia, że żadna z nich nie jest dobrze przyswajana. Dawkuj nowe wieści, przemyśl też, czy na pewno każda z informacji musi trafić do wszystkich. O sprawach mniej istotnych poinformuj później. O sprawach w ogóle nie istotnych nie informuj w ogóle.
10. Zła forma komunikacji
Sposób komunikacji trzeba dostosować do charakteru działania.
Każda drużyna powinna stworzyć swój wewnętrzny system komunikacji, a nawet kilka. Powodzenie w korzystaniu z nich zależy między innymi od tego, czy wszyscy członkowie mają do nich dostęp. Jeśli ustalicie, że wszelkie informacje na temat planowanego rajdu będą pojawiać się na Facebooku, a ktoś z drużyny nie ma tam konta, to albo musicie go namówić, żeby sobie założył, albo zmienić sposób komunikacji. Jeśli ustalacie, że omówicie coś zdalnie – kontaktując się na Skypie – to musicie upewnić się, że wszystkie zainteresowane osoby będą miały w ustalonym czasie dostęp do odpowiednich warunków (komputer, Internet, zainstalowany program). Sposób komunikacji trzeba też dostosować do charakteru działania. Jeśli chcecie ustalić coś całą drużyną, a nie możecie się spotkać, trudno wam będzie dogadać się telefonicznie, bo każda osoba będzie musiała wykonać niezliczoną ilość połączeń. Wtedy trzeba poszukać innych rozwiązań (np. Facebook, grupa dyskusyjna, forum, dokumenty Google’a).
Powyższe zestawienie możecie wydrukować i powiesić w swoich harcówkach. Albo rozesłać do swoich podopiecznych i/lub przełożonych mailami. Tylko upewnijcie się, czy na pewno wszyscy je dostali!
