Pandemia zweryfikowała nasze plany
O planach zweryfikowanych przez pandemię opowiada nam rzeczniczka ZHP i szefowa Wydziału Komunikacji i Promocji Głównej Kwatery ZHP Martyna Kowacka.
Nasza organizacja ma swoje konta na Facebooku, Instagramie, You Tube, Tik Toku czy Twitterze, obecna jest więc w większości mediów społecznościowych. Wiadomości o działaniach ZHP można często znaleźć także w tradycyjnych mediach. Oprócz tego posiadamy wewnętrzne, dość rozbudowane, struktury informacyjne.
Cała ta maszyna komunikacyjna nie działa sama, odpowiada za nią Wydział Komunikacji i Promocji Głównej Kwatery ZHP. Dlatego też, kiedy w związku z pandemią zawieszone zostały śródroczne działania drużyn, to przede wszystkim on zajął się przekazaniem tej informacji całej organizacji, informował jak ją wdrożyć i wspierał szefów jednostek tym procesie. W harcerskich mediach mogliśmy też znaleźć komunikaty dotyczące bezpieczeństwa, rzetelnych źródeł informacji o pandemii czy tego, jak dbać o dobre samopoczucie.
Mieliśmy przygotowaną komunikację bieżącą, ale pandemia zweryfikowała nasze plany
O szczegóły działania Wydziału Komunikacji i Promocji Głównej Kwatery ZHP w czasie pandemii zapytaliśmy jego szefową, hm. Martynę Kowacką.
Domyślam się, że nie spodziewaliście się, że wasza praca w tak krótkim czasie będzie musiała ulec tak dużym zmianom. Byliście pewnie przygotowani na zupełnie inne działania promocyjne w marcu, kwietniu i maju.
Marzec i kwiecień to miesiące, w których zazwyczaj możemy trochę zwolnić, aby chwilę później, wraz z rozpoczęciem akcji letniej, zacząć znowu intensyfikować działania. Mieliśmy przygotowaną komunikację bieżącą, zaplanowane urlopy, ale pandemia zweryfikowała nasze plany.
Chciałam na wstępie zaznaczyć, że wszystko, co tu opisuję, to praca zespołowa. Marta, Sara i Artur dzielnie walczyli od początku, razem ze mną. No i nie możemy zapomnieć o Karolu, który jak zawsze bardzo nas wspierał.
Czy jest w Głównej Kwaterze jakiś scenariusz działań w sytuacjach kryzysowych?
Mamy w Związku Harcerstwa Polskiego dokument Zasady udzielania informacji mediom i zarządzanie kryzysowe w ZHP. Znajdziemy w nim między innymi informacje o tym, jak przygotować się do sytuacji kryzysowej, jak postępować w trakcie jej trwania, czy jak postępować po zakończeniu sytuacji kryzysowej. Jest to jedyny dokument, który w tym momencie porusza kwestie związane z działaniami w sytuacji kryzysowej.
Na początku pracowaliśmy więcej i w niestandardowych godzinach
Pracujecie teraz więcej niż przed pandemią?
Teraz już nie, ale na początku pracowaliśmy więcej i w niestandardowych godzinach. Musieliśmy w dość krótkim czasie podjąć wiele kierunkowych decyzji, przeprojektować komunikacje i starać się przewidzieć co będzie dalej. Na szczęście teraz już nasza praca wróciła na stare, choć jednocześnie nowe tory.
Czego dotyczyły kierunkowe decyzje, o których mówisz?
Decyzje te dotyczyły ustalenia celów komunikacji, częstotliwości, zagadnień, które chcemy poruszać, zdecydowania się na konkretną stylistykę i kolor postów, stworzenie hasztagu i jeszcze kilku innych rzeczy.
Co jest waszym celem w komunikowaniu w czasie pandemii?
Jak zawsze: przekazywanie sprawdzonych, rzetelnych i przydatnych informacji. Ale można powiedzieć, że mamy kilka celów: dawanie wsparcia, pokazywanie działalności ZHP online, pokazywanie harcerskiej służby i szerzenie pozytywnych zachowań.
Nie ma nic gorszego niż niezaplanowana komunikacja
Działania promocyjne w Wydziale Komunikacji i Promocji GK ZHP są spójne i przemyślane. Te w czasie pandemii też takie były, powtarzał się kolor fioletowy, słowo dnia, hasztagi, filmiki od drużynowych…
Dziękujemy, bardzo miło to słyszeć! Poświęcamy bardzo dużo uwagi temu, aby nasza komunikacja była spójna i zaplanowana. Kluczowy był początek – nie ma nic gorszego niż niezaplanowana komunikacja, choć i nam czasem się to zdarza. Usiedliśmy, przegadaliśmy nasze cele i zamierzenia, podzieliliśmy się refleksjami i pomysłami, a w rezultacie zaplanowaliśmy naszą komunikację. Ustaliliśmy, co jest ważne z perspektywy otoczenia, z naszej perspektywy, z perspektywy organizacji, władz, członków, drużynowych i wszystkich innych. Oczywiście wraz z biegiem czasu nasza komunikacja się zmieniała – dodawaliśmy pewne rzeczy, z części rezygnowaliśmy. Szczególnie ważne jest, w takich, można powiedzieć, kryzysowych sytuacjach, aby zaplanować, ale nie bać się też planu zmieniać i go aktualizować.
Z perspektywy czasu, nieskromnie powiem, że moim zdaniem poszło nam całkiem nieźle. Są rzeczy, które widzimy, że mogliśmy zrobić lepiej, ale to też ważne, aby zdać sobie z tego sprawę (nawet po czasie) – z całą pewnością pozytywnie wpłynie to na mierzenie się z kolejnymi komunikacyjnymi wyzwaniami. A dlaczego ta spójność jest taka istotna? Wierzę w to, że tylko zaplanowana i przemyślana komunikacja jest skuteczna.
I właściwie, dlaczego kolor fioletowy?
Ha! To pytanie pada bardzo często. No dobra, zdradzimy wam nasz sekret koronafioletu. Nie chcieliśmy, aby nasze posty wywoływały niepokój – dlatego odrzuciliśmy żółty, czerwony i pomarańczowy. W naszej puli został niebieski, zielony i fioletowy. Zielony to kolor harcerstwa, więc uznaliśmy, że jest za ogólny. Niebieski uznaliśmy, że jest za spokojny i za mało się wyróżnia. Uznaliśmy, że fioletowy będzie najlepszym wyborem. Spokojny, a jednocześnie poważny. Taka oto była nasza droga do wyboru fioletowego.
Czasami lepiej nawet czegoś nie dodać, niż dodać coś, co odbiega od standardów.
Patrząc jednak na naszą organizację szerzej, wydaje mi się, że wciąż borykamy się z problemem wizerunkowym, a komunikacja niektórych środowisk odbiega od tej prowadzonej na szczeblu centralnym. W czasie pandemii, kiedy trzeba było tworzyć treści szybko, rzucała się to w oczy jeszcze bardziej. Jak oceniasz skalę tego problemu i czy w ogóle należy mówić o tym zjawisku jako problemie, czy to po prostu tylko środowiskowa różnorodność?
Ja wolę mówić, że brak spójnego wizerunku nie jest problemem, a wyzwaniem, któremu możemy sprostać tylko razem. Wydział Komunikacji i Promocji GK ZHP wspiera zespoły na poziomie chorągwi, te zaś wspierają hufcowe zespoły, które czuwają nad działaniami promocyjnymi jednostek. Każdy musi dołożyć swoją cegiełkę. Wiem, że często jest trudno znaleźć ludzi, zaplanować działania itd., ale czasami lepiej nawet czegoś nie dodać, niż dodać coś co odbiega od standardów.
Uważasz, że realne jest ujednolicenie wizerunku w całej organizacji?
Bardzo bym chciała, aby nasza organizacja była jednolita wizerunkowo. Wydział Komunikacji i Promocji GK ZHP pracuje nad tym od wielu lat. Musimy się jednak liczyć z tym, że w tak dużej i tak różnorodnej organizacji jest to niezwykle trudne. Zrobić tak, aby dokument czy inne zalecenia trafiły do wszystkich to tylko jeden z problemów. Drugim dużym problemem jest to, że po prostu nie w każdej jednostce jest osoba, która zna się na promocji – to wbrew pozorom nie jest aż tak proste, szczególnie w organizacji wychowawczej.
Co powiedziałabyś osobom, które nie uważają budowania wizerunku ZHP za sprawę istotną dla organizacji?
Zapytałabym, dlaczego tak uważają. Naprawdę wierzę w to, że aby zacząć z kimś dyskusję trzeba wiedzieć, dlaczego tak uważa. Pewnie później starałabym się mu pokazać, dlaczego z mojej perspektywy budowanie wizerunku ZHP jest czymś bardzo ważnym i jakie korzyści to za sobą niesie. Każdy z nas dba o swój wizerunek na co dzień – dba o swój wygląd, ubiór, sposób wypowiadania się, kreuje się w mediach społecznościowych. Dlaczego więc dbanie o wizerunek dla organizacji ma być czymś innym, mniej istotnym?
Wzajemnie się wspierając jesteśmy w stanie kontynuować pracę wychowawczą w wersji online
Wróćmy do pandemii. Nie obawiasz się, że forma internetowego harcerstwa wkrótce wszystkim się przeje?
To trudne pytanie. Myślę, że tutaj jest olbrzymia rola przede wszystkim drużynowych, aby tak się nie stało. Ale to także rola instruktorów z poziomu hufca, aby okazywali potrzebne wsparcie drużynowym. To także rola instruktorów z poziomu chorągwi, aby okazywali potrzebne wsparcie instruktorom z poziomu hufca. I w końcu wsparcie instruktorów Głównej Kwatery. Naprawdę wierzę, że wzajemnie się wspierając i inspirując jesteśmy w stanie kontynuować nasza pracę wychowawczą w wersji online i że będzie ona na tyle interesująca, że się nikomu nie przeje.
Pracujesz kreatywnie, nie obawiasz się czasem, zwłaszcza teraz, kiedy praca staje się intensywna, że wyczerpią ci się twórcze pomysły?
Nie, nie boję się. Po pierwsze mnie bardzo inspiruje otoczenie: ludzie i miejsca. Więc jak nie mam pomysłu to idę się przejść, pogadać z ludźmi, przejrzeć inspirujące strony i to pomaga. A drugą sprawą jest to, że mam naprawdę super zespół, z którym mam przyjemność pracować. Te pomysły nie są moje – są nasze. Każdy coś doda, coś ulepszy, czasem powie, że mu się coś nie podoba i w ten sposób jesteśmy w stanie wypracować naprawdę wartościowe rzeczy i nie dopuścić do momentu, w którym nie mamy pomysłów. Zdradzę ci, że zazwyczaj to mamy tych pomysłów za dużo i musimy wybierać i z części rzeczy rezygnować.
Przeczytaj też:
Maria Korcz - drużynowa 93 Poznańskiej Drużyny Wędrowniczej, komendantka jednego z poznańskich szczepów, studentka ekonomii, w Na Tropie szefowa działu Na Tropie Kultury.
