Informacja zwrotna – czy negatywna czy pozytywna, jest bardzo ważna. Ale jak w naszej organizacji idzie przyjmowanie nam tej negatywnej? Jak w ogóle ktoś śmie mówić coś negatywnego o naszej wolontariackiej pracy?

Zrobiłam coś źle i ktoś mi o tym powiedział? No koniec świata. Jak on w ogóle śmiał? Przecież ja to robię WOLONTARIACKO! Powinno mi się tylko dziękować, a nie wytykać błędy.

No dobra, trochę poszalałam, ale myślę, że nieraz słysząc konstruktywną – ale ciągle – krytykę naszych działań mieliśmy w głowie po co ja to w ogóle robię, po co poświęcam swój czas, jak potem i tak słyszę, że było źle albo no to jak było źle to już więcej tego nie będę robić.

Ja też miałam tak wiele razy. Ale z biegiem czasu wiem, że uświadomienie sobie, że zrobiłam coś źle było dobre i pozwoliło mi to na zrobienie kroku naprzód, na poprawienie pewnych rzeczy.

Nie obrażajmy się!

Jeżeli ktoś powiedział ci, że coś zrobiłeś źle (o ile uwagi były konstruktywne), to nie po to, abyś czuł się źle (a jeśli tak było, to to na pewno nie była to dobra informacja zwrotna), ale po to, abyś następnym razem mógł zrobić coś lepiej.

Każdy z nas się myli, każdy popełnia błędy. Tacy jesteśmy

Każdy z nas robi pewne rzeczy pierwszy raz. Wiem, że lepiej się uczyć się na cudzych błędach niż na swoich, lecz jednak częściej w życiu sprawdza się powiedzenie jak się nie przewrócisz, to się nie nauczysz. Każdy z nas się myli, każdy popełnia błędy. Tacy jesteśmy. To jest ludzkie i nie ma w tym nic złego. Mamy do tego prawo.

Rób to konstruktywnie

Druga strona też ma uczucia i może zareagować w różny sposób. Akcja rodzi reakcję. Niby prosta sprawa, ale musisz liczyć się z tym, że twoje słowa kierowane są do drugiej osoby, która ma uczucia i różnie może zareagować na uwagi.

Komentarz to było słabe nie doprowadzi nas do niczego dobrego

Nie twierdzę, że masz przez to zrezygnować z udzielania negatywnej informacji zwrotnej. Wręcz przeciwnie, bardzo do niej zachęcam, jeśli jest potrzebna, ale rób to w sposób przemyślany i konstruktywny. Komentarz to było słabe nie doprowadzi nas do niczego dobrego, a jedynie do wzajemnie narastającej frustracji i odejścia z organizacji. Czy to ma sens? Nie.

Moim zdaniem bardzo ważne jest, aby przepracować tę negatywną informację zwrotną. Poświęcić czas i wspólnie zastanowić się nad tym, dlaczego nie wyszło, co mogło zostać zrobione lepiej, z czego wynikały błędy itd. Często jest też tak, że my sami nie widzimy swoich błędów, a jak ktoś nam je nawet wskaże, to nie potrafimy sami wypracować rozwiązań. Dlatego właśnie niezwykle ważne jest, aby zrobić to od początku do końca razem.

Odpowiadam za to, co powiedziałam

Warto się starać i dopytywać, jak zostaliśmy zrozumiani

Ale nie o to mi chodziło. No jak ja często to słyszałam. Bardzo trudno jest wyrażanie naszych myśli w taki sposób, aby druga strona nas zrozumiała dokładnie tak, jakbyśmy tego chcieli. Jednak warto się starać i dopytywać, jak zostaliśmy zrozumiani. Rozumienie jest w moim odczuciu kluczem do sukcesu.

Warto używać prostych komunikatów, opierać się na konkretnych przykładach, nie uogólniać – to na pewno pomoże w lepszym zrozumieniu.

Udzielajmy sobie informacje zwrotnej wzajemnie

Ktoś zrobił coś nie do końca dobrze? Okej, to możliwe. Ale też bardzo możliwe jest, że ty również, jako szef, nie wszystko robiłeś dobrze. Zapytaj o to. To buduje partnerską relację, która jest bardzo ważna!

Jak udzielać informacji zwrotnej?

To jest w ogóle dobry temat na bardzo obszerny artykuł, ale ja nie czuję się na siłach, aby to zrobić. Mogę się tylko podzielić z wami moimi obserwacjami i własnymi doświadczeniami.

1. Najważniejsza zasada: nie mów o tym, że ktoś coś zrobił źle wszystkim na około – powiedz to wprost tej osobie! Nie ma nic gorszego niż dowiedzenie się, że nasz szef nie jest zadowolony z naszej pracy od osób trzecich.
2. Bądź konkretny – nie mów ogólnikami. Skoro zdecydowałeś się, aby udzielić negatywnej informacji zwrotnej, to coś wpłynęło na twoją decyzję. Wskaż konkretne przykłady działań, które nie były wystarczająco dobre.
3. Bądź wspierający! Pomóż w znalezieniu rozwiązań – wiem, że na poprawę tego, co się już wydarzyło jest już za późno, ale z całą pewnością będzie to pomocne następnym razem.
4. Oceniaj zachowania czy działania, a nie osobę.
5. Staraj się udzielić informacji zwrotnej czym prędzej – nie ma co czekać miesiąc. Do tego czasu zapomnisz co chciałeś powiedzieć.

Nie obrażaj się na organizację

Niestety spotkałam się kilka razy z sytuacją, w której po usłyszeniu negatywnej informacji zwrotnej ktoś postanowił odejść z ZHP. A jeszcze (o zgrozo!) kilkukrotnie podzielił się tym, że udzielono mu negatywnej informacji zwrotnej na swoim profilu w mediach społecznościowych.

Czy my naprawdę nie możemy mówić sobie, że coś było nie do końca ok? Czy mamy za każdym razem udawać, że wszystko jest dobrze, bo boimy się, że wolontariusz odejdzie? Moim zdaniem nie tędy droga, ale z tą myślą zostawiam was samych.

Przeczytaj też:

• Czy tylko wyobrażenie zlotu?
• (nie)wiara dla każdego
• Co może robić prezydent?