Archiwum X
Znajdują się w wielu zakładach pracy, a ich ogólnopolska sieć składa się z trzech placówek państwowych i trzydziestu regionalnych, z oddziałami zamiejscowymi. Czym są archiwa? Po co w dobie ogólnej cyfryzacji wciąż przechowywać papierowe dokumenty?
Pierwsze budynki o charakterze archiwum, czyli instytucji przechowującej dokumentację, powstawały już w czasach starożytnych. Były to na przykład skryptoria – miejsca zatrudnienia dworskich pisarzy. Współczesne archiwum, takie jakie znamy, powstało w XIX wieku, zaś w 1919 roku oficjalnie powołano do życia w Polsce sieć archiwów państwowych.
Jak to jest być archiwistą, dobrze?
Ano nie ma tak, że dobrze czy nie dobrze. Ale już zupełnie na poważnie – istnieje kilka ścieżek, żeby móc zostać archiwistą. Można ukończyć studia z archiwistyki w formie kierunku lub specjalizacji przy historii, kierunek w odpowiedniej szkole policealnej lub kurs archiwalny I lub II stopnia. W zależności od ukończonej formy nauki, archiwista będzie przygotowany do pracy w innej formie archiwum. Historyk prawdopodobnie znajdzie zatrudnienie w jednym z archiwów historycznych, sieci archiwów państwowych lub w instytucjach muzealnych. Archiwiści, którzy ukończyli kursy archiwalne lub szkoły policealne, prawdopodobnie zostaną zatrudnieni w archiwach zakładowych. Archiwiści znają się także na zarządzaniu dokumentacją w firmie – bez problemu poradzą sobie z pracą w sekretariacie. Należy pamiętać o tym, że nie ma na to reguły, a przy odrobinie szczęścia można znaleźć pracę również w popularnym… archiwum X, czyli zespole policyjnym zajmującym się badaniem nierozwiązanych spraw z przeszłości.
Papiery, papiery, papiery…
Archiwa stają się powoli niepotrzebnymi instytucjami? Nic bardziej mylnego
W dobie postępującej cyfryzacji mogłoby się wydawać, że archiwa stają się powoli niepotrzebnymi instytucjami. Nic bardziej mylnego. W archiwach przechowuje się pamiątki i dokumenty historyczne, o niebagatelnym znaczeniu dla kultury danego kraju. W Archiwum Głównym Akt Dawnych w Warszawie, przechowany jest… oryginalny akt Unii Lubelskiej z 1569 roku! Ponadto, w archiwach państwowych przechowywane są księgi metrykalne, czyli te dokumenty, które pomagają nam w badaniach genealogicznych. Archiwa zakładowe z kolei specjalizują się w przechowywaniu dokumentacji pracowniczej. Jeżeli wasza babcia potrzebowała kiedyś zaświadczenia o zatrudnieniu, bo była okazja do waloryzacji emerytury, to pismo wysłała prawdopodobnie tam. A co z dokumentem elektronicznym? Ze względu na jego specyfikę i dość dużą możliwość modyfikacji, a także problem z uwierzytelnieniem, wciąż konieczne jest archaizowanie oryginalnego dokumentu w formie papierowej.
Przechowywanie dokumentacji też nie jest procesem prostym. Aby zapobiec niszczeniu dokumentów i zdjęć, są one przechowywane w specjalnych teczkach i pudłach bezkwasowych. Wykorzystanie takiej techniki pozwala na uniknięcie bądź rozwój już istniejących pleśni, grzybów i wilgoci. Ze względu na proces rdzewienia, usuwa się z dokumentów części metalowe w postaci spinaczy i zszywek. Moglibyście w tym momencie zapytać – a dlaczego nie segregator? Koszulki foliowe, gdy dostanie się pod nie odrobina wilgoci, tworzą idealne warunki do jej rozwoju. Archiwiści mówią wtedy o zjawisku pocenia się papieru. Niestety, póki co, nie wymyślono dezodorantu do papieru.
Archiwiści nie gęsi i swój język mają
Brakowanie to nic innego jak ładna nazwa na niszczenie dokumentacji
Ze względu na to, że archiwistyka jest specyficzną dziedziną nauki, przygotowałam dla was niewielki słowniczek. Wbrew pozorom nie są to obce terminy – możecie się z nimi spotkać wnioskując o dokumenty genealogiczne, wybierając się do archiwum, czy szukając w internecie interesujących was materiałów. Może się zdarzyć, że kiedy zawnioskujecie np. o wniosek dowodowy waszego dziadka do urzędu stanu cywilnego, otrzymacie informację o tym, że został poddany brakowaniu. Brakowanie to nic innego jak ładna nazwa na niszczenie dokumentacji. Ale jak to – niszczenie?! Tak, pewne dokumenty mają różny okres przechowywania – gdybyśmy zostawiali wszystko, Polska byłaby jednym wielkim archiwum. I tak dużo archiwów jest już przepełnionych…
Jeżeli będziecie korzystać np. z portalu Szukaj w Archiwach, może natknąć się również na kilka innych pojęć. Najczęściej będą pojawiały się: zespół archiwalny – czyli całość dokumentacji wytworzona przez jednego wytwórcę (np. Akta stanu cywilnego Parafii Rzymskokatolickiej św. Jana (Komandoria Joannitów) Poznań) albo zbiór archiwalny – kolekcja stworzona przez kilku aktotwórców w jakimś celu. Najczęściej są to zbiory plakatów lub innych druków ulotnych (np. Zbiór plakatów prezentujący określone zjawisko w PRL-u). Każdy zespół archiwalny ma także swój spis treści nazywany inwentarzem. Wielkość zespołów archiwalnych podajemy w metrach bieżących. Tak, dobrze myślicie. Archiwista mierzy, ile centymetrów zajmuje dany zespół na archiwalnej półce.
A gdyby tak zajrzeć do archiwum… bez wychodzenia z domu?
Kiedyś archiwa miały opinie niedostępnych, ze względu na skomplikowany proces zamawiania akt do czytelni. Obecnie jednak mocno się to zmienia. Oczywiście, nadal istnieje możliwość odwiedzenia i skorzystania z archiwum stacjonarnie. Jednak nigdy nie zobaczycie danych dokumentów w oryginale. Archiwa bardzo dbają o to, aby dokumenty te pozostały niezniszczone. W archiwum obejrzycie je prawdopodobnie jako mikrofilmy.
Dzięki procesom i projektom digitalizacji (ładna nazwa skanowania), dokumenty możemy przeglądać online, bez wychodzenia z domu. Służy do tego, olbrzymi serwis, o którym wspominałam wyżej – Szukaj w Archiwach. Znajdziemy tam zasoby online z całej sieci archiwalnej w Polsce i nie tylko. Ponadto, jeżeli założymy sobie konto, możemy zapisywać ulubione jednostki archiwalne na naszym koncie lub wnioskować o skany tych, które nie są jeszcze opracowane. Archiwiści wykonają skany za drobną opłatą. Można także złożyć prośbę o kwerendę – wykwalifikowany pracownik wykona poszukiwanie za nas odpłatnie.
Święta, święta!
Narodowe Archiwum Cyfrowe posiada olbrzymie zbiory harcerskich fotografii
W Polsce obchodzone są dwa święta – 30 września Dzień Archiwisty, zaś 9 czerwca Międzynarodowy Dzień Archiwów. W tych dniach archiwa ukazują swoje zbiory i przygotowują wydarzenia z nimi związane, tak jak muzea w Noc Muzeów. W zasobach archiwalnych można odnaleźć również harcerskie pamiątki. Podstawowymi instytucjami, które przechowują takie dokumenty są Muzeum Harcerstwa w Warszawie (o zbiorach możecie poczytać tutaj, dostępne są również inwentarze) oraz komisje historyczne w naszych chorągwiach i hufcach. W samej sieci archiwów państwowych również znajdziemy ciekawe harcerskie materiały. W Archiwum Państwowym w Poznaniu znajdziemy kilka dużych zbiorów pamiątek po harcerskich instruktorach. Zaś Narodowe Archiwum Cyfrowe posiada olbrzymie zbiory harcerskich fotografii, w tym zdjęcia z Jubileuszowego Zlotu Harcerstwa w Spale z 1935 roku! Historię harcerstwa w archiwach możemy znaleźć prawie na każdym kroku. Może to dobra okazja by rozpocząć fascynującą papierową przygodę?
Przeczytaj też:
Marta Włodarczyk-Rybacka - nauczycielka historii, archiwistka, bibliotekarka. W Hufcu ZHP Poznań – Wilda jest przewodniczącą Komisji Historycznej, ponadto działa w wielu komisjach zajmujących się pracą z bohaterem. Fanatyczka tego tematu. W wolnym czasie dusza artystyczna i książkoholiczka. Niepoprawna idealistka.
