Przemeblowanie harcerskiej komunikacji?
W komunikacie GK ZHP na temat funkcjonowania Wydziału Komunikacji i Promocji pada stwierdzenie, że opracowana zostanie koncepcja długoterminowej strategii komunikacji. Jednak taka strategia jest i została przyjęta uchwałą GK.
W ZHP działa około 10 000 instruktorów. Około 8 000 z nich to drużynowi. Osoby na pierwszej linii, codziennie podejmujące trud pracy wychowawczej. Pozostali pełnią służbę w strukturach organizacji, które mają wspierać znajdujących się w centrum zainteresowania całego ruchu drużynowych. Rzesza skarbników, kwatermistrzów itp. ma pracować tak, by drużynowym starczyło materiałów i środków do prowadzenia drużyn. Kształceniowcy ich szkolą, programowcy i metodycy pomagają w wychowaniu, komendanci roztaczają ochronny parasol. Jest też grupa kadry, którą trudno zdefiniować – to zespoły komunikacji i promocji. Osób, które opowiadają o harcerstwie zarówno osobom zrzeszonym, jak i tym, które nie miały z nim nigdy nic wspólnego. Osób, które opakowują wizualnie aktywności harcerskie, strzegą wizerunku ZHP i pobudzają wyobraźnię przy organizacji każdego przedsięwzięcia wykraczającego ponad hufiec. Czy jednak zespoły promocji żyją w próżni? Spróbuję opisać to na przykładzie.
Potrzebny jest plan
Wyobraźcie sobie, że jesteście komendą hufca. Komenda hufca zdecydowanie nie żyje w próżni. W statucie ma jasno określone zadania, bazuje na bardzo różnych dokumentach harcerskich. Wszyscy wiemy, że każda jednostka harcerska opracowuje roczny plan pracy. Wyjątkiem nie jest tu komenda hufca. Jej plan stanowi jednak raczej kompilację planów jednostek podległych, które to hufiec próbuje skoordynować, sprawić by te ze sobą nie kolidowały i aby oczywiście komponowały się z innym, ważniejszym i trwalszym planem – strategią rozwoju hufca. Strategia rozwoju hufca ma długoterminowo wytyczać kierunki, w jakich hufiec wraz ze swoimi jednostkami ma się rozwijać.
Niektóre działania można przewidywać z wyprzedzeniem
Wracając do porównania – każdy zespół promocji działa w jakimś konkretnym otoczeniu, takim jak hufce, chorągwie czy Główna Kwatera. Działa na podstawie planu komunikacji, który zwykle oparty jest o działania jednostek podległych. Sam, jako członek komendy chorągwi ds. promocji, monitorowałem, w który weekend, w którym hufcu odbywają się działania, o których dobrze by było opowiedzieć na naszych kanałach komunikacji.
Plan komunikacji to dokument różniący się miejscami od zwykłego planu pracy drużyny czy hufca – niektóre działania można przewidywać z wyprzedzeniem (na przykład założyć, że dane wydarzenie wymaga trzech przypomnień na dwóch różnych kanałach komunikacji). Przygotowanie do działania, jak w przypadku organizacji każdego przedsięwzięcia czy nawet zbiórki, trzeba podjąć wcześniej – w końcu np. grafikę trzeba zaprojektować, a tekst do posta w Social Mediach napisać. W pracy redakcji (bo tak też można nazwać zespoły promocji) elastyczność jest dużo ważniejsza, niż w jakichkolwiek innych zespołach – to my musimy zareagować na kryzysy duże (jak tragedie i wypadki, wpadki medialne) i małe (jak złośliwe komentarze w naszych mediach).
Wszystkie te działania realizujemy pod kontrolą kierowniczki wydziału, członka GK ds. promocji i w końcu Naczelnika. Jednak każde z działań, musi być zgodne z dokumentem, który stoi ponad nami wszystkimi – strategią komunikacji.
Strategia już istnieje
Strategią jest uchwała GK ZHP znana jako Model Marki ZHP. To centralny, kluczowy dokument określający, w jaki sposób, dla kogo, przez kogo i jakimi kanałami organizowana jest komunikacja ZHP. Prace nad dokumentem trwały od 2016 roku, a w tym momencie obowiązuje jego druga edycja. Czy to jednak jedyny dokument, którego promocje muszą się trzymać?
ZHP na szczeblu centralnym posiada strategię komunikacji
Poza modelem marki mamy Katalog Identyfikacji Wizualnej. Nie jest to tylko księga znaku ZHP, ale kompleksowe uregulowanie, jakie kolory najlepiej będą oddawać ducha harcerstwa, jak robić zdjęcia, jak projektować grafiki, tak abyśmy niezależnie od poziomu organizacji pokazywali jej jedność oraz harcerską przygodę. Posługujemy się też Instrukcją harcerskiego Internetu, bezpieczeństwa danych i bezpiecznej pracy z systemami informatycznymi, która wyznacza minima m.in. projektowania stron internetowych. Mamy też Zasady udzielania informacji mediom i zarządzania kryzysowego w ZHP, które wytyczają zasady komunikowania się w sytuacjach wymagających pilnej i natychmiastowej reakcji. Ważnym dokumentem w każdym zespole komunikacji, jest również – co może być zaskakujące dla niektórych – Polityka bezpieczeństwa dzieci w Związku Harcerstwa Polskiego. W końcu mamy też Harcerskie Zasady Pisowni – nieformalnie obowiązujący zestaw wskazówek na temat zasad pisowni nazw organizacyjnych. Co więcej, ZHP na szczeblu centralnym posiada strategię komunikacji opracowaną wraz z zewnętrzną agencją Public Relations.
Osoby związane z promocją nie żyją w próżni. Odbywają szkolenia z dokumentów promocyjnych, biorą udział w seminariach takich jak Forum Komunikacji i Promocji (koordynowałem dwie edycje). Zrzeszają się w dużej grupie na Facebooku. Regiony (czyli chorągwiani instruktorzy ds. promocji – chyba że takiego instruktora nie ma, to taką funkcję pełni komendant) mają swoją grupę i konwersację w Social Mediach. Rozmawiamy ze sobą, wymieniamy się poradami, uwagami, nowinkami. Zaryzykowałbym, że nie można o członkach tej społeczności powiedzieć, że szewc bez butów chodzi. Staramy się utrzymać stały i sprawny przepływ komunikacji.
Dlatego tak dziwnie poczułem się, gdy przeczytałem, że trzeba stworzyć jakąś długoterminową strategię komunikowania się. Przecież taka już istnieje! Gdybym jako kształceniowiec przeczytał, że trzeba opracować zasady pracy z kadrą, to zapytałbym: a System pracy z kadrą to pies? Zabrzmiało to, jakby trzeba było przeprowadzić zmiany dla zasady. Albo, że wykuto stwierdzenie, że trzeba opracować jakiś dokument strategiczny, a potrzeba wynikła tylko z tego, że nikt w gremiach decyzyjnych nie wiedział o istnieniu Modelu Marki. Albo, że nie uznano tego Modelu za dokument strategiczny, bo nie ma w nazwie słowa strategia. I z tych trzech scenariuszy nie wiem, który jest gorszy. Szczególnie, że Główna Kwatera otrzymała każdy z tych dokumentów drogą mailową.
Działamy nie od wczoraj
Przeżyłem współpracę z czwórką świetnych rzeczniczek prasowych
Jedno jest pewne – na własnej skórze przeżyłem współpracę z czwórką świetnych rzeczniczek prasowych – Agatą, Olą, Moniką i Martyną. Znam historię rzecznictwa prasowego ZHP. Wiem, co robił Artur Andrus, podziwiam osiągnięcia w tym obszarze takich harcmistrzów jak Grzegorz Całek, Adam Zawadzki czy Karol Gzyl. To jest dział pracy instruktorskiej, który ma swoją historię, osiągnięcia, wyzwania i mnóstwo zapisanych kart – lepszych i gorszych. Są regiony, które działaniami promocyjnymi błyszczą. Są też takie, które mają wyzwania w ważniejszych obszarach, jak program i praca z kadrą i ludzi nie starcza do poprawnego robienia komunikacji. Jednak każdy z nas, instruktorów, zobowiązał się o dbanie o dobre imię harcerstwa – bez znaczenia, czy zrzeszeni jesteśmy w jakichś zespołach promocji, czy nie.
Myśląc o możliwej zmianie naprawdę dobrego dokumentu, jakim jest Model Marki ZHP, za którego wdrożenie odpowiadała Monika Kubacka, zmuszony jestem do zmierzenia się ze zdaniem na słowie harcerza polegaj jak na Zawiszy. Po internecie krążą filmy, na których obecny naczelnik hm. Grzegorz Woźniak, w czasie Rady Naczelnej mówił o współpracy z wydziałami: oczywiście jest to stała praca i współpraca z tą kadrą. Której dziękuję i którą będę prosił o pracę jeszcze do końca kadencji oraz żadnych poważnych zmian w zespołach. Liczyłem na te słowa i się zawiodłem (Naczelnik dokonał już zwolnień m.in. w Wydziale Pracy z Kadrą, Instytucji Certyfikującej ZHP, ZIM). A co gorsza zawiodłem się na słowie harcerza.
Paradoksalnie liczę na to, że zawiodę się ponownie. Liczę, na to, że do końca obecnej kadencji Model Marki i inne dokumenty, wbrew zapowiedziom wynikających ze wspomnianego na początku komunikatu, pozostaną niezmienione. Liczę na to, ponieważ zmiana przyniosłaby więcej szkody niż pożytku.
Przeczytaj też:
Jacek Grzebielucha - były drużynowy 7 GIDH "Keja", sercem w Chorągwi Gdańskiej - ciałem we Wrocławiu. Ostatnio złożył rezygnację ze służby w Wydziale Komunikacji i Promocji GK ZHP. Prawnik i urzędnik, pasjonat za dużej liczby rzeczy. Znawca memów.
