Dokumenty potrzebne na obóz
Od piątku 26 czerwca mamy wakacje, a razem z nimi Harcerską Akcję Letnią. O czym należy pamiętać, organizując obóz?
Przy organizacji obozu będziemy mieli do czynienia z kilkunastoma drukami i innymi formularzami. Dla ułatwienia podzielimy je na trzy kategorie dokumentów: pierwsza to te, do których posiadania zobowiązują nas przepisy państwowe, druga kategoria to dokumenty związkowe, a trzecia to sprawy leżące w kompetencjach poszczególnych chorągwi, jak na przykład ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków.
Dokumenty na podstawie przepisów państwowych
Z perspektywy uczestnika zauważalną dokumentacją przed HAL jest karta kwalifikacyjna. Z perspektywy organizatora to również bardzo ważna rzecz. Do tego jeszcze dochodzi lista uczestników z podziałem na grupy wiekowe.
Dlaczego tak ważna jest karta kwalifikacyjna? Znam przypadek, kiedy rodzic nie wpisał, że dziecko ma chorobę Hashimoto. Zapytany już w czasie trwania obozu, odpowiedział przez telefon, że przecież druh to wie, bo zawsze o tym mówimy. Problem w tym, że lekarz w szpitalu powinien bardziej wierzyć karcie kwalifikacyjnej i dziennikowi działań medycznych, niż deklaracjom wychowawcy – wyjaśnia komendant Szczepu Szturwał z Gdańska Jacek Grzebielucha.
Jeśli chodzi o kadrę, to tutaj wymagane są umowy wolontariackie, które będą podpisane przez obie strony takiej umowy. Przepisy państwowe wymagają dodanie wyciągów z Krajowego Rejestru Karnego i potwierdzenia z Rejestru Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym, które będą potwierdzać, że kadra może zajmować się dziećmi na obozie.
Nie zapomnijmy o dokumentach potwierdzających nasze uprawnienia do bycia wychowawcą na obozie. Najczęściej wystarczy książeczka instruktorska i opłacone składki, bo tylko z nimi nasze uprawnienia są ważne. W przypadku, gdy planujemy formę specjalnościową na HAL lub z zakresu turystyki kwalifikowanej (np. turystyka żeglarska), potrzebujemy jeszcze potwierdzenia aktualnych kwalifikacji kadry. Mają one być gwarancją, że taki obóz zostanie bezpiecznie przeprowadzony, a kadra ma odpowiednią wiedzę do tego.
Jadąc na obóz, trzeba też zabrać ze sobą dziennik wychowawcy, który należy wypełniać na bieżąco. Powinny znaleźć się w nim imiona i nazwiska dzieci oraz spostrzeżenia na ich temat oraz plan zajęć i uwagi o ich wykonaniu. Jakie to są dokładnie uwagi i spostrzeżenia? Trudno powiedzieć, co dokładnie zapiszę. Myślę, że w tym roku będę szczególnie odnotowywać sytuacje, które później mogłyby spowodować jakieś niebezpieczeństwo dla zdrowia – stwierdza drużynowa 13 Drużyny Harcerzy Starszych z Brzegu Helena Koralewska.
Zapytana o to samo Marta Smierzchalska z Hufca Piast Poznań – Stare Miasto odpowiada, że zazwyczaj pisze, jakie zajęcia się odbywają i którzy instruktorzy są odpowiedzialni za ich przeprowadzenie. Obowiązkowo pojawiają się wpisy o ukąszeniach kleszczy, z dokładnym ich opisem, a w tym roku zapewne pojawią się jeszcze informacje o temperaturze ciała uczestników.
Jacek Grzebielucha dodaje, że dziennik wychowawcy musi być wypełniany codziennie w wersji papierowej i oddawany do sprawdzenia i podpisu kierownika wypoczynku. Nie polecałbym pisać go na komputerze i drukować kolejnych stron, nawet codziennie. Jeśli stanie się coś złego, prokurator może nie uwierzyć w takie dowody, które są bardzo łatwe i szybkie do podrobienia, bo wystarczy podmienić odpowiednią stronę w wydruku dziennika, żeby zmienić jakieś uwagi, które mogą być kluczowe w postępowaniu – przestrzega.
Do kompletu dokumentów wymaganych przez państwo brakuje nam jeszcze tylko rejestru wypadków oraz opinii straży pożarnej i planu ewakuacji. Jeśli zdobyliśmy jakieś dotacje do obozu, to powinniśmy dołączyć do tej listy stosowną dokumentację. Po przyznaniu nam dofinansowania wypoczynku z kuratorium oświaty musiałam uzupełnić luki na wzorze umowy. Następnie została ona podpisana przez skarbnika i komendantkę hufca oraz oddana do kuratorium – wyjaśnia proces tworzenia umowy związanej z dotacją Marta Smierzchalska.
Nie zapomnijcie tylko, że jeśli obóz jest traktowany jako wypoczynek według przepisów państwowych, to wtedy musimy go zgłosić do kuratorium.
Wytyczne dotyczące koronawirusa SARS-CoV-2
W tym roku, z uwagi na epidemię koronawirusa SARS-CoV-2 i wywoływanej przez niego chorobę COVID-19, HAL jest inna niż wszystkie poprzednie. Na początku czerwca Główny Inspektor Sanitarny wydał aneks do instrukcji ws. wymagań higieniczno-sanitarnych na obozach stacjonarnych. Zgodnie z tymi wytycznymi przed obozem kadra musi przejść szkolenie z zachowania w czasie COVID-19.
Kolejna nowość wynikająca z przepisów, to oświadczenia rodziców lub pełnoletniego członka obozu o braku objawów infekcji, a także, że dziecko nie miało kontaktu z osobą podejrzaną o zakażenie koronawirusem w ciągu ostatnich 14 dni. Rodzice i kadra wypełnia oświadczenia w dniu wyjazdu. Do tego informacje na temat zabezpieczeń oraz ewentualnych komplikacji zostały też zawarte w warunkach uczestnictwa, z którymi zapoznali się rodzice, przed wpisaniem ich dzieci na listę uczestników – wyjaśnia Helena Koralewska.
Webinar na temat bezpieczeństwa kadry na obozie, procedura mycia rąk, odkażania powierzchni oraz wytyczne ministerstwa zdrowia, GIS i MEN dostępne są w Intranecie ZHP. Wzory oświadczeń podpisywanych przez rodziców dotyczące koronawirusa SARS-CoV-2 dostępne są w załącznikach od Uchwały Głównej Kwatery ZHP 149/2020 z 5 czerwca 2020 roku dotyczącej Instrukcji HALiZ obowiązującej w trakcie HAL 2020.
Dokumenty związkowe
Wspomniana już Instrukcja HALiZ to kolejny dokument pomocny przy organizacji obozu drużyny. Tym samym przechodzimy do rzeczy potrzebnych do organizacji obozu, a które wynikają ze związkowych regulacji.
Ważną rzeczą są warunki uczestnictwa, zawierające m.in. informację o warunkach socjalnych, posiłkach i sposobie ich przygotowaniach, czy wykaz niezbędnego wyposażenia uczestnika.
Organizując obóz, musimy zadbać o podpisanie przez rodziców zgody na przetwarzanie danych osobowych dziecka oraz dokumentu potwierdzającego, kto odbierze dziecko po zakończeniu obozu.
Warto wspomnieć o odwiedzinach na obozie. Zdarzyło mi się kiedyś, że w odwiedziny przyjechał wujek. Na miejscu zadzwoniliśmy do rodziców, żeby zapytać, czy chcą, aby wujek zabrał dziecko na lody do miasta. W dzienniku wychowawcy zapisaliśmy oświadczenie i numer dowodu osobistego wujka. Na szczęście nic się nie stało. Ale znam też historię o tym, że kiedyś na obóz przyjechał sam ojciec dziecka, a gdy minął czas odwiedzin, dziecko nie wróciło, a ojciec nie odbierał telefonów. Zadzwoniono do matki i okazało się, że mężczyzna miał ograniczone prawa rodzicielskie. W momencie zatrzymania przez policję był już przy granicy z Niemcami. Dlatego, jeśli na karcie kwalifikacyjnej są podpisani oboje rodzice, to oczekujcie, że oboje odbiorą dziecko – przestrzega Jacek Grzebielucha.
Kolejnymi dokumentami, który wynikają ze związkowych regulacji, są książka komendanta obozu oraz raporty przed- i poobozowy. Jednocześnie komendant chorągwi może zdecydować o rezygnacji z obowiązku składania tych raportów. Jednak jest pewien warunek – wszystkie oświadczenia, deklaracje i zobowiązania znajdujące się w takim raporcie, będą w niezmienionej formie w innych składanych przez nas dokumentach.
W książce komendanta obozu dobrze jest wypracować sobie nawyk wpisywania prognozy pogody na kolejny dzień, spisywania jaka i kiedy była pogoda oraz dostosowywanie do tego programu oraz przygotowania uczestników – zauważa Jacek Grzebielucha. I dodaje, że w czasie dobrej pogody musimy pamiętać o zabezpieczeniu większej ilości wody pitnej i piciu jej przez uczestników obozu.
Do zgłoszenia obozu potrzebujemy też planu finansowego, znajdującego się w książce finansowej oraz umowy bądź porozumienia dotyczącego zasad korzystania z bazy, stanicy lub terenu, na którym będzie obóz.
Dokumenty chorągwiane
Ostatni rodzaj dokumentów w przyjętym na początku tekstu podziale to te, które leżą w gestii chorągwi. Ważną rzeczą jest ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW) – w ZHP to standard. Przypomnijmy też, że instruktorzy ZHP mają też ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej.
W praktyce wygląda to tak, że po prostu do zgłoszenia obozu dołączyłam hufcową polisę ubezpieczeniową – stwierdza Helena Koralewska. Marta Smierzchalska zwraca jeszcze uwagę, że jej hufcowa polisa obejmuje tylko terytorium Polski, więc w przypadku obozu za granicą należy wykupić odpowiednie ubezpieczenie.
Do tego wszystkiego jeszcze potrzebujemy listy osób jadących nieodpłatnie na obóz (jeśli są takie osoby) oraz wymieniony zakres czynności i obowiązków kadry obozu. W tym drugim dokumencie powinniśmy mieć wyszczególnione obowiązku komendanta obozu, wychowawcy, kwatermistrza, zaopatrzeniowca kierowcy, magazyniera, pielęgniarki, ratownika, szefa kuchni czy księgowego obozu.
Oczywiście wśród tych wszystkich dokumentów, formularzy, list i innych oświadczeń nie możemy zapomnieć o zatwierdzonym programie obozu! Jeśli jest to obozu wędrowny, to dodatkowo potrzebny będzie planowany przebieg wędrówki. Ten zapewnie przygotowaliście w pierwszej kolejności.
O czym należy pamiętać?
Pamiętajmy też, że w trakcie obozu czy innej formy HALiZ, niektóre dokumenty trzeba mieć na miejscu, w czasie obozu. Wymienione są one w Instrukcji HALiZ, a są to: program obozu (i wędrówki), warunki uczestnictwa zawierające regulaminy obozowe, raport przedobozowy, ubezpieczenie NNW, plan finansowy znajdujący się w książce finansowej oraz umowy bądź porozumienia dotyczące zasad korzystania z bazy, stanicy lub innego terenu, na którym jest obóz.
Po co to wszystko? Wszystkie te dokumenty i formularze potwierdzają, że odpowiednio dobrze przygotowaliście się do obozu, a w jego trakcie również odpowiednio zajmowaliście się swoimi podopiecznymi. Dzięki temu ryzyko, że ktoś wam zarzuci niedopełnienie jakichś obowiązków, jest znacznie ograniczone i powinno dać wam komfort pracy na obozie.
Podział dokumentów na trzy kategorie zaczerpnąłem z zajęć o HALiZ podczas kursu podharcmistrzowskiego organizowanego przez szkołę instruktorską Chorągwi Gdańskiej MAK. Pomocy i rad podczas pisania tego artykułu udzielił hm. Jacek Grzebielucha, któremu serdecznie za to dziękuję.
Przeczytaj też:
Radosław Rosiejka - przez dwa lata drużynowy drużyny wędrowniczej w Hufcu "Piast" Poznań-Stare Miasto. Lubi jeździć na rowerze i słuchać muzyki, ale nie robi tego równocześnie.
