Jakich zespołów potrzebujemy?

Instruktorski Trop / Jakub Lasek / 25.07.2021

Czy kiedy kierowaliście projektem, towarzyszył wam stres związany z odpowiedzialnością spoczywającą wyłącznie na was? Czy jako liderzy bywacie zmęczeni presją otoczenia i zespołu, który oczekuje, żebyście wywiązali się z obowiązków? Można pracować inaczej!

Pracować inaczej, to tytuł książki Frederica Lalouxa, który sprawdził, jak działają firmy i organizacje pozarządowe, które same z siebie zaczęły działać nowatorskim modelem zarządzania zwanym turkusowym. Miano to zostało właśnie przez Laloux użyte w książce i od tamtej pory idea turkusowych organizacji rozlewa się na cały świat. Co ciekawe, każda z organizacji opisana w tej książce odniosła i ciągle odnosi sukcesy w dziedzinie swojego działania.

W Polsce za to idea turkusowej organizacji jest promowana przez profesora Andrzeja Bliklego, który napisał swoją książkę na ten temat – można ją pobrać za darmo na jego stronie internetowej.

O co chodzi w turkusie i jak może pomóc?

Jest to innowacyjna metoda zarządzania organizacją i jej zespołami, która przede wszystkim zakłada budowanie struktury organizacji na relacjach oraz ciągłe dostosowanie jej do zmieniających się potrzeb otoczenia zgodnie z celem jej działania. Organizacja taka wg Laloux powinna opierać się na 3 filarach.

Daje to bezpieczną przestrzeń na przyznanie się do własnych błędów

Pierwszym z nich jest samozarządzanie zespołów. W zespole ufamy sobie i wiemy kto, do czego ma najlepsze predyspozycje i wierzymy, że każdy z nas realizuje swoje zadania z należytą starannością i najlepiej, jak potrafi w danym momencie życia. Stąd też każdy nie tylko ponosi odpowiedzialność za swój obszar, ale jeszcze w pełni może o nim decydować. Oczywiście preferowane jest jak najczęstsze podejmowanie decyzji zespołowo, o ile jest na to czas i przestrzeń. W związku z tym stawia się na cele krótkoterminowe, prognozuje się na okres, na który można mieć realny wpływ i dopasowuje się do zmieniającej się sytuacji poprzez zwinne i ciągłe zarządzanie skupione na realizacji misji organizacji. Dzięki temu jest znacznie więcej przestrzeni na kreatywne podejście do rozwiązywania problemów i wdrażania innowacji. Daje to także bezpieczną przestrzeń na otwarte mówienie o trudnościach w pracy i przyznanie się do własnych błędów. Dzięki takiej atmosferze wzajemnego zaufania zespół może stale się rozwijać i doskonalić.

Drugim filarem turkusowych organizacji jest słuchanie siebie oraz całego świata, adaptowanie się do zmiennych warunków i ciągłe dążenie do swojego spełnienia. Aby to było możliwe, każdy powinien być świadom, że jego działanie nie tylko ma wpływ na rozwój organizacji, ale też może dać mu poczucie sensu, rozwijać go i spełniać życiowo. Co więcej, organizacje powinny tworzyć przestrzeń do tego, aby jej członkowie mogli zastanawiać się, co daje im szczęście w życiu i jak mogą do tego dążyć w jej ramach. Osoby, które nie są tym zainteresowane, najczęściej nie powinny działać w takich organizacjach.

Działający na rzecz organizacji powinniśmy utożsamiać się z nią i z jej wartościami. Inaczej nie ma sensu działać

Trzecim i ostatnim filarem turkusu jest ewolucyjny cel zapisany w misji i wartościach organizacji oraz ideałach, które chcą szerzyć w swoim otoczeniu czy świecie. Jest to motor napędowy wszystkich osób w niej działających, dający poczucie sensu i kierunek działania. Misja ta powinna być społecznie potrzebna i zmieniać świat na lepsze, aby wszyscy czuli, że ich codzienne działania są wartościowe i potrzebne – nie tylko samej organizacji, ale i całemu otoczeniu. Działający na rzecz organizacji powinni utożsamiać się z nią i z jej wartościami, a także chcieć na co dzień żyć w zgodzie z nimi. Inaczej nie ma sensu, żeby dalej działali na rzecz organizacji, z którą się nie utożsamiają – taka sytuacja niekorzystanie wpływa na tę osobę, jak i na całą organizację. Oczywiście misja jest definiowana na początku przez samych członków i co jakiś czas może być aktualizowana, tak jak i krótkookresowe cele, które członkowie sami przed sobą stawiają. Dzięki temu niezależnie czy świat się zmienia, organizacja nie zmienia potrzeby swojego istnienia, ale co najwyżej zmienia swoje metody działania i aktualizuje swoje cele. Turkusowe i zwinne organizacje są wyuczone, aby robić to niezwykle szybko, stąd doskonale sobie radzą przy tak dużych zmianach, jak np. wybuch światowej pandemii. Cel ewolucyjny zapisany w misji jest zatem trzecim i ostatnim filarem działania organizacji turkusowych, które opisuje Frederic Laloux w swojej książce.

Stosowanie turkusu w ZHP

Te porady można bezpośrednio wykorzystać w każdej organizacji pozarządowej, w tym również w ZHP. Przykładowo każda z Komisji Rewizyjnych, czy Rada (Chorągwi lub Naczelna) powinny czuć się współodpowiedzialne za organizację podobnie jak harcerskie komendy. Mimo że przepisy wewnętrzne i zewnętrzne obciążają odpowiedzialnością samą komendę warto, aby inne zespoły i organy w organizacji po partnersku chciały stale działać z innymi organami, aby doskonalić wspólne działania. W skomplikowanym, polskim otoczeniu prawnym powinniśmy wspólnie w ramach jednej organizacji próbować sprostać biurokratycznym wymaganiom, a nie stawiać sobie oczekiwania i przesuwać odpowiedzialność za to na inne osoby. Niestety, taka sytuacja kończy się tym, że sami dokładamy sobie jeszcze więcej biurokracji w ramach wewnętrznych przepisów i okazji do kontroli, których przyczyną jest m.in. brak zaufania.

Warto uchwalać strategiczne plany i wyznaczać dobre standardy

Dopóki nie zmieni się kultura organizacji i nie zbuduje się zaufania w kadrze instruktorskiej, sytuacja będzie tylko się pogarszać, ponieważ nie da się wszystkich aspektów funkcjonowania organizacji uregulować uchwałami czy wytycznymi. Warto uchwalać strategiczne plany i wyznaczać sobie wspólne dobre standardy, ale w celu wzajemnego wzmacniania się, a nie kontrolowania czy szukania błędów w działaniu innego zespołu. Nie myli się tylko ten, który nic nie robi, a harcerstwo powinno być przestrzenią, w której błędy traktuje się jako cenne lekcje na drodze naszego samorozwoju. Dlatego też potrzebujemy jak najszybciej zmienić nasz statut, aby uprościć i spłaszczyć strukturę, zmniejszyć liczbę organów kontrolujących i rozłożyć odpowiedzialność na większą liczbę zespołów.

Każdy, kto jest członkiem danej komendy, powinien czuć współodpowiedzialność za wszystkie jej decyzje

Analogicznie powinno to mieć miejsce w harcerskich komendach i innych zespołach. Każdy powinien mieć określoną rolę i cele działania, które realizuje wspólnie w zespole, ale nie powinno też być tak, że cała odpowiedzialność spoczywa wyłącznie na komendancie, skarbniku lub innym liderze zespołu. Każdy, kto jest członkiem danej komendy, powinien czuć współodpowiedzialność za wszystkie jej decyzje.  Współodpowiedzialność powinna funkcjonować też w każdym innym zespole w organizacji, który ma swój obszar działania, za który razem decyduje i odpowiada.

Dlatego też w żadnej organizacji nie sprawdzi się narzucanie projektów i zadań do zrealizowania, czy też decydowanie za zespół, czym on ma się zajmować. W idealnej sytuacji to sami odpowiedzialni powinni decydować o tym, co w danym momencie chcą zrealizować.  Jeżeli będą chcieli zmienić swoją funkcję, powinniśmy im to umożliwić, a na ich miejsce poszukać nowych osób, jeżeli nadal występuje potrzeba realizacji dotychczasowych zadań. Takie zmiany ról i funkcji pozwalają nam na zaspakajanie potrzeby samorealizacji i doskonalenie się w nowych zadaniach, które będą kolejnymi wyzwaniami, a przecież o to nam w harcerstwie przede wszystkim chodzi.

Ostatnio sam realizowałem niestandardowy model współpracy w ramach współorganizowania akcji Czuwam dla Ziemi, gdzie w zespole koordynującym akcję zgodziliśmy się na to, aby miał on dwóch liderów. Ich zadaniem było koordynowanie całości i bycie łącznikami wspierającymi procesy dziejące się w zespole i podzespołach, ale też odbieranie nowych zadań, jakie napływały z zewnątrz. W gronie liderów i wewnątrz zespołów komunikowaliśmy się regularnie, praktycznie co tydzień, natomiast we wspólnym gronie organizacyjnym spotykaliśmy się co miesiąc i aktualizowaliśmy nasze plany. Dzięki takiemu modelowi pracy mogliśmy na bieżąco reagować na nowe możliwości, które pojawiały się wraz z rozwojem działań.

Poradnik zaplanowany wyłącznie dla harcerzy, na prośbę partnerów, zrobiliśmy też w wersji dostępnej dla każdego

Oprócz tego założyliśmy w zespole na etapie planowania pewien kierunek działań i minimalny cel, który chcemy zrealizować w ramach tego projektu. Jednak wraz z rozrastającymi się możliwościami współpracy z partnerami z zewnątrz, adaptowaliśmy nasze działania i rozszerzaliśmy nasze pomysły, aby akcja mogła się naturalnie rozrastać. Poradnik, który mieliśmy napisany w wersji wyłącznie dla harcerzy, na prośbę partnerów, zrobiliśmy również w wersji dostępnej dla każdego, przede wszystkim dla nauczycieli i edukatorów w szkołach, czego na początku w ogóle nie planowaliśmy. Przysłużyło się to temu, że informacja o naszej akcji dotarła do wielu szkół w całej Polsce.

Po realizacji tego projektu doszliśmy do wniosku, że głównych liderów mogło być spokojnie nawet trzech, bo wyśmienicie się to sprawdziło – każdy z nas był na bieżąco, a w razie nagłych wypadków życiowych, była możliwość wyłączenia się z projektu nawet na 2 tygodnie. Podstawą do tego modelu jest jednak pełne zaufanie do osób, z którymi się współpracuje, świadomość wspólnych celów i możliwości każdej z osób, które często zmieniają się niezależnie od niej.

Nie tylko turkus!

Każdą metodykę pracy z zespołem należy dobrać i dostosować do jego potrzeb i stylu pracy

Aspektów działania wg turkusowego czy szerzej patrząc zwinnego zarządzania jest znacznie więcej. Pisał o nich nie tylko  Frederic Laloux. Zarządzanie zespołem wg metodyk zwinnych (agile), które wywodzą się ze świata IT, może znaleźć zastosowanie w pracy każdego zespołu. Można do tego użyć konkretnej metodyki – na przykład scrum i dopasować ją do naszego projektu. Więcej na ten temat można przeczytać, chociażby w Manifeście Agile i innych opracowaniach. Ważne jest jednak, aby każdą metodykę pracy z zespołem dobrać i dostosować do jego potrzeb i stylu pracy, a nie odwrotnie. Żaden ze sposobów zarządzania czy to turkus, czy agile, czy dokładnie opisany scrum, nie będzie nigdy dla nas idealny, gdy będzie wdrożony na siłę, bez zgody członków i niedostosowany do nich. Aby dobrze wdrażać zmiany w naszej organizacji, niezwykle potrzebna może okazać się dobrej jakości komunikacja.

Specjaliści i praktycy, tacy jak m.in. Peter Senge, Peter F. Drucker, Richard Beckhard czy Józef Penc w prezentowanych przez siebie poglądach podkreślają, że dobre zarządzanie powinno maksymalnie angażować członków danej organizacji poprzez wykorzystywanie ich kompetencji, talentów i mocnych stron. Celem tego jest wspólna praca nad sobą i wzmocnienie organizacji oraz realizacja jej misji. W szczególności podkreśla to Peter Senge w swojej książce Piąta dyscyplina, w której nazywa taką organizacją uczącą się i uzależnia jej istnienie od występowania w niej następujących cech:

• myślenie systemowe (widzenie procesów i ich wzajemnych relacji, a nie odrębnych zdarzeń),
• modele myślowe (założenia, uogólnienia, analizowanie),
• wspólna wizja,
• zespołowe uczenie się,
• mistrzostwo osobiste.

Większość z tego pokrywa się także z założeniami turkusowego zarządzania. Tak więc, drogi do celu mogą się różnić, dopóki cel nadal jest podobny, a jest nim pozytywna zmiana w społeczeństwie, przy pomocy zaangażowanych, samorządnych i współodpowiedzialnych członków organizacji.

Zwinne zespoły na niepewne czasy

Opisane przeze mnie metody zarządzania sprawdzają się w szczególności w takich czasach jak obecne. Trwająca pandemia COVID-19 udowadnia, że ze względu na postęp technologiczny i globalną wioskę, jaką jesteśmy, zmienność świata i dynamika tych zmian ciągle przyspieszają. Dzięki nowoczesnym metodom zarządzania możemy organizować się szybko, adaptować nasze plany, aktualizować cele, a zespoły w naszych organizacjach mogą być na to gotowe i akceptować tę zmienność. Tylko czy te metody są na pewno takie nowoczesne?

Jest to tożsame z tym, co Robert Baden Powell czy Maria Montessori odkryli już ponad 100 lat temu

Czy opisane przeze mnie zarządzanie nie przypomina działania zgodnego z naszą metodą harcerską na podstawie wartości (harcerskie ideały – pracę nad sobą, braterstwo i służbę) i zgodnie z cechami oraz elementami naszej metody? Jest to tożsame z tym, co Robert Baden Powell czy Maria Montessori odkryli już ponad 100 lat temu. I nie ma to zastosowania wyłącznie do dzieci i młodzieży, ale również do dorosłych. Niestety, na etapie zarządzania zespołem i pracy z dorosłymi nie potrafimy wykorzystać naszej metody harcerskiej, a zamiast tego wzorujemy się na różnego rodzaju metodach zarządzaniach z zewnątrz, które jak widać, stają się przestarzałe i nieefektywne.

Korporacje na całym świecie odkrywają, że aby dobrze (samo)zarządzać ludźmi, trzeba zarządzać przez wartości, które dla człowieka są najważniejsze. Dlatego warto, abyśmy jako harcerze wrócili do korzeni i nauczycieli się stosować metodę harcerską także wobec dorosłych w naszej organizacji. Pozwolić by system małych grup naturalnie działał też w dorosłych zespołach, byśmy razem uczyli się w działaniu, pozwalali sobie na popełnianie błędów i wspieranie po bratersku oraz by każdy był dla siebie wzajemnie osobistym przykładem stale doskonalącym się. Więcej na ten temat na przykładzie metodyki wędrowniczej (dopasowanej do dorosłych) opisałem w swoim poprzednim artykule Metodyka wędrownicza w pracy zespołu.

Dlatego też polecam każdemu oddanie odpowiedzialności za działania i decyzje wszystkim osobom, z którymi bezpośrednio współpracujecie. Może ten pierwszy krok będzie już ogromną przyczyną zmian w waszych działaniach, a i jednocześnie znacząco poprawi komfort życia? Wielu przywódców i menadżerów na całym świecie potwierdza w swoich opracowaniach, że zwiększanie roli i odpowiedzialności wszystkich członków zespołu czy organizacji nie dość, że zmniejsza u nich poziom stresu, to jeszcze przekłada się na lepsze wyniki i osiągnięcia w pracy. Nie może więc być to przypadek. Trzymam kciuki, żeby tak też było u was!

Przeczytaj też:

• Jakich zespołów potrzebujemy?
• Nowy SIM. Najważniejsze zmiany 
• Pobierz aplikację Na Tropie